Voortgang verbeteraanpak tekortkoming inkoop bij Financiën

Tweede Kamer der Staten-Generaal2Vergaderjaar 2024–202536 600 IXVaststelling van de begrotingsstaat van hetMinisterie van Financiën (IXB) en debegrotingsstaat van Nationale Schuld (IXA) voorhet jaar 2025Nr. 35 BRIEF VAN DE MINISTER VAN FINANCIËN Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-GeneraalDen Haag, 17 december 2024Tijdens een schriftelijk overleg met de vaste commissie voor Financiën(Kamerstukken II 2023–2024, 36 560 IX, nr. 10), inzake het jaarverslag IXMinisterie van Financiën en Nationale Schuld 2023 en het rapportResultaten verantwoordingsonderzoek 2023 bij het jaarverslag IXMinisterie van Financiën en Nationale Schuld 2023) heeft de Minister vanFinanciën toegezegd de Kamer voor het einde van het jaar te informerenover de stappen die genomen worden om het inkoopbeheer bij Financiënte verbeteren.Inleiding•Het betreft hier drie tekortkomingen uit het Verantwoordingsrapport2023 van de AR en het Auditrapport 2023 van de ADR:−Inkoopbeheer Toeslagen−Inkoopbeheer Douane−Inkoopbeheer Kerndepartement Financiën•De tekortkoming Inkoopbeheer Belastingdienst is in 2023 opgelost. Nuparticiperen collega’s van de Belastingdienst in de verbeteraanpakInkoopbeheer van andere onderdelen met opgedane kennis en bestpractices.•Financiën streeft naar een kwalitatief hoogwaardige bedrijfsvoering entekortkomingen dienen effectief te worden opgepakt en opgelost. Overde voortgang vindt door het jaar heen overleg plaats met de AR enADR.Status verbeteraanpak tekortkomingen inkoopbeheer algemeen•Voor twee tekortkomingen (Inkoopbeheer Douane resp. Toeslagen) isde ambitie (oplossen in 2024) bijgesteld naar 2025. Oorzaken van dezevertraging zijn: kst-36600-IX-35ISSN 0921 - 7371’s-Gravenhage 2024Tweede Kamer, vergaderjaar 2024–2025, 36 600 IX, nr. 351 −De benodigde aanpassingen in het proces zijn ingrijpender danvoorzien, onder meer omdat gebleken is dat de processen op meeronderdelen dienden te worden verbeterd dan voorzien o.b.v. deaanvankelijke tekortkoming.−Na implementatie van procesverbeteringen dient de werking in depraktijk (over een langere periode) bewezen te worden. Dit i.c.m.dat een procesverbetering vaak ook een cultuur/gedragsveran-dering vergt, kost soms meer (doorloop)tijd dan waar voorafrekening mee werd gehouden.Inkoopbeheer Toeslagen•De AR en ADR kwalificeren het inkoopbeheer van Toeslagen als niettoereikend, dit komt door knelpunten in het interne beheer zoalsonvolledige vastlegging van de minicompetities. De inkoop vanToeslagen heeft vooral betrekking op de inhuur van extern personeel.•Nieuwe beheersmaatregelen zijn en worden getroffen om dit op telossen. Het kost echter ook tijd voor de effecten daarvan structureelaangetoond kunnen worden. Op basis van de resultaten van vorigejaren is de huidige verwachting dan ook dat de tolerantiegrens voor derechtmatigheid van de verplichtingen en uitgaven van artikel 13(Toeslagen) in 2024 overschreden zal worden.Inkoopbeheer Douane•De AR en ADR kwalificeren ook het inkoopbeheer van Douane als niettoereikend. Procedures rondom minicompetities worden niet goednageleefd, of uit de documentatie is niet op te maken of, in het kadervan de uitvoering van de minicompetitie, het selectie- en gunningspro-ces juist is verlopen.•Er zijn en worden voor inkoopbeheer verbeteringen doorgevoerd. Dezehebben ook andere fouten en onzekerheden in het inkoopbeheer aanhet licht gebracht, waardoor de tolerantiegrens op artikel 9 (Douane)naar verwachting wordt overschreden. Omdat de verbeteringen verdergeëffectueerd moeten worden, wordt de tekortkoming op inkoopbe-heer dit jaar waarschijnlijk niet opgelost.Inkoopbeheer beleidsdepartement•De AR en ADR hebben inkoopproblemen geconstateerd bij hetcontractbeheer en de onderbouwing van prestatieverklaringen. Ookworden fouten gezien in de betrouwbare weergave van de uitgaven enverplichtingen en dient het functioneren van het inkoopstelsel van hetministerie beter ingeregeld te worden.•Verschillende maatregelen en verbeteracties zijn doorgevoerd. Veelaandacht gaat uit naar het goed onderbouwen van de prestatieverkla-ringen. De werking van de verbeteracties worden op zijn vroegst in Q12025 zichtbaar door de nieuwe werkwijze i.c.m. een gedragsverande-ring (bijscholen van prestatieverklaarders) binnen het departement. Deambitie om deze tekortkoming op te lossen in 2025 wordt naarverwachting gehaald.Ondanks de soms weerbarstige uitdagingen bij het oplossen van detekortkomingen inkoop blijven we de bedrijfsvoering van Financiën op ditpunt verder verbeteren. Dit vraagt tijd en aandacht, die mijn ministerieaan dit onderwerp geeft.De Minister van Financiën,E. HeinenTweede Kamer, vergaderjaar 2024–2025, 36 600 IX, nr. 352