Toezegging afbakeningsdocument Hotspot COVID-19 AZ

Tweede Kamer der Staten-Generaal2Vergaderjaar 2022–2023 25 295Infectieziektenbestrijding Nr. 2107 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Den Haag, 3 juli 2023 Tijdens het debat van 24 mei over de archivering van stukken door bewindspersonen onder de Archiefwet en de Woo/Wob (Kamerstuk 32 802, nr. 71) heb ik uw Kamer een brief toegezegd met een nadere reactie op het verzoek van de commissie voor Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 17 mei 2023 (Kamerstuk 25 295, nr. 2099) om het in de periode maart 2020 tot aan 30 september 2021 bij AZ gehanteerde afbakeningsdocument aan de Kamer te doen toekomen, niet zijnde de in de ontvangen reactie benoemde ambtelijke tussenversies maar hetgeen waar in de tussentijd naar werd gehandeld. Zoals ik heb uitgelegd in mijn brief van 21 juni (Kamerstuk 25 295, nr. 2099) kostte het opstellen van de reactie meer tijd dan voorzien. In deze brief zet ik, mede namens de Minister-President, kort uiteen wat een selectielijst is, wat een hotspot is, welke rol het afbakeningsdocument hierin speelt en tot slot op basis waarvan gehandeld is bij AZ. Selectielijst Overheidsorganisaties produceren veel informatie, onder de huidige Archiefwet archiefbescheiden genoemd. Hoe waardevol deze informatie is voor de overheidsorganisatie of de samenleving verschilt sterk. Daarom bepalen overheidsorganisaties, in samenspraak met de archivaris van de archiefbewaarplaats en een externe deskundige, hoe lang informatie bewaard moet worden. Dit heet waarderen en deze waarderingen worden vastgelegd in een openbare selectielijst.1 Archiefbescheiden mogen alleen vernietigd worden op basis van een waardering in een vastgestelde selectielijst. Informatie die als blijvend te bewaren is gewaardeerd wordt na twintig jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats, zoals het Nationaal Archief, en voor altijd bewaard. 1Zie: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/vastgestelde-selectielijsten. kst-25295-2107ISSN 0921 - 7371’s-Gravenhage 2023Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 25 295, nr. 21071 Hotspots Artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit voorziet in de mogelijkheid tot «uitzonderen van vernietiging». Met andere woorden: informatie die in de selectielijst gewaardeerd is als na een bepaalde termijn te vernietigen alsnog permanent bewaren en op termijn overbrengen naar een archief-bewaarplaats. Op voorwaarde dat de criteria hiervoor zijn vastgelegd in de selectielijst. Hotspots zijn een manier om dit uitzonderen van vernietigen in te vullen. Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke onrust veroorzaken en ten tijde van het opstellen van de selectielijst niet waren voorzien. Een hotspot voldoet aan een of meer van de volgende criteria: –Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurte-nissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media. –Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties los. –Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de Nederlandse overheid. –Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de minister of het kabinet ernstig is bedreigd. Zodra een hotspot is vastgesteld, wordt bepaald welke archiefbescheiden uitgezonderd worden van vernietiging. Dit doen bijvoorbeeld de informa-tieadviseurs van de verschillende bedrijfsonderdelen. Daarbij baseren zij zich op de selectielijst. Zij identificeren welke archiefbescheiden, binnen welke werkprocessen en bij welke organisatieonderdelen binnen de hotspot vallen en daarmee in aanmerking komen voor blijvende bewaring en welke (technische) maatregelen daarvoor nodig zijn. Het is goed mogelijk dat een deel van de archiefbescheiden al als blijvend te bewaren zijn gewaardeerd in de geldende selectielijst.2 Hotspot COVID-19 In maart 2020 werd de omvang en impact van de COVID-19 crisis duidelijk en wees CIO-Rijk in overleg met het Nationaal Archief op de mogelijkheid om COVID-19 aan te wijzen als hotspot. Op voorstel van de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) heeft de Interde-partementale Commissie Crisisbeheersing (ICCb) en de Ministeriële Commissie Crisisbeheersing (MCCb) in mei 2020 ingestemd met het aanwijzen van COVID-19 als rijksbrede hotspot. Overheidsorganisaties kregen het advies om te checken of alle informatie over het onderwerp bewaard werd en hoe deze informatie in de selectielijst gewaardeerd werd en zo nodig COVID-19 aan te wijzen als hotspot. Afbakeningsdocument COVID-19 Welke informatie binnen de reikwijdte van de hotspot COVID-19 valt, is beschreven in een afbakeningsdocument. Het afbakeningsdocument bevat onder andere een overzicht van welke onderdelen en processen van een organisatie bemoeienis hebben gehad bij de hotspot en welke 2Belangen in balans – Module Afwijken van waarderingen | Nationaal Archief te raadplegen via https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/module-afwijken-van-waarderingen.Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 25 295, nr. 21072 informatie er over de hotspot is. In sommige gevallen staat er ook in beschreven waar (in welke systemen) de informatie zich bevindt. Het afbakeningsdocument is daarmee een hulpmiddel voor archiefmede-werkers om beter grip te krijgen en te houden op de informatie die valt binnen een hotspot. Een model van dit afbakeningsdocument voor rijksoverheidsorganisaties kan geraadpleegd worden op de website van het Nationaal Archief. Hotspot COVID-19 bij het Ministerie van Algemene Zaken De selectielijst van het Ministerie van Algemene Zaken vermeldt de mogelijkheid tot uitzonderen van vernietigen op basis van hotspots.3 Bij het Ministerie van Algemene Zaken is conform het daarin geschetste proces op 28 september 2021 COVID-19 formeel als hotspot vastgesteld.4 De Minister-President heeft u op 15 december 2022 het afbakeningsdo-cument van de hotspot COVID-19 van het Ministerie van Algemene Zaken toegestuurd.5 Zoals gemeld in de brief van de Minister-President van 17 mei 2023 betreffen eerdere versies van het document in alle gevallen ambtelijke tussenversies.6 Gedurende de eerste maanden van de coronapandemie is binnen het Ministerie van AZ gecommuniceerd dat alle informatie die aan deze crisis raakte bewaard moest blijven.7 Vervolgens is er gehandeld naar die instructie om niet te vernietigen. Het afbakeningsdocument is relevant voor het uitzonderen van archiefbe-scheiden voor vernietiging in de toekomst. Documenten die binnen de hotspot COVID-19 vallen, zijn van vernietiging uitgezonderd. Daarbij zij opgemerkt dat de meeste documenten bij AZ volgens de selectielijst vallen onder categorieën die al gewaardeerd zijn als «blijvend te bewaren». De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, G. Uslu3Selectielijst Ministerie van Algemene Zaken en daaronder ressorterende diensten, agent-schappen, commissies en raden vanaf 2007 | Nationaal Archief. Te raadplegen via https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/selectielijst-ministerie-van-algemene-zaken-en-daaronder-ressorterende.4Hotspots Ministerie van Algemene Zaken (AZ) 2014- | Nationaal Archief. Te raadplegen via https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/hotspots-ministerie-van-algemene-zaken-az-2014.5Kamerstuk 25 295, nr. 1986.6Kamerstuk 25 295, nr. 2052.7Gedurende de eerste maanden van de Coronapandemie zijn instructies verspreid over hoe medewerkers hun COVID-19 gerelateerde documenten, waaronder chatberichten en e-mails, moeten archiveren in het documentmanagementsysteem Plato. Zie De archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken (Rapport van de Inspectie Overheidsinfor-matie en Erfgoed, 3 oktober 2022), blz. 39, te raadplegen via https://www.inspectie-oe.nl/actueel/nieuws/2022/10/03/rapport-ministerie-algemene-zaken.Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 25 295, nr. 21073