Advies IT Programma Vernieuwing ICT CIZ van Adviescollege ICT-toetsing

Tweede Kamer der Staten-Generaal2Vergaderjaar 2024–202527 529Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) inde ZorgNr. 323 BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN ENSPORT Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-GeneraalDen Haag, 14 oktober 2024Het Adviescollege ICT-toetsing (hierna: AcICT) adviseert de regering enhet parlement over verbetering van de beheersing van ICT-projecten eninformatiesystemen bij de rijksoverheid. In 2022 is het programmaVernieuwing ICT van het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) door hetMinisterie van VWS aangemeld bij het AcICT. In het voorjaar van 2024 isAcICT gestart met het onderzoek, dat heeft geleid tot bijgaand advies.Op 23 september jl. heb ik het advies van AcICT ontvangen. Mede namensde Staatssecretaris van Langdurige en Medische zorg, bied ik u dit adviesaan, samen met mijn reactie op de bevindingen en aanbevelingen vanAcICT.ContextHet CIZ (zelfstandig bestuursorgaan, ZBO) beoordeelt of mensen rechthebben op zorg vanuit de Wet langdurige zorg en Wet zorg en dwang.Voor het uitvoeren van haar wettelijke kerntaak maakt het CIZ gebruik vanhet zaaksysteem Portero. Inmiddels is Portero ruim zeven jaar oud enloopt het contract met de applicatiedienstverlener (ATOS) binnenkort af.Ook heeft het CIZ ambities om het proces van de indicatiestelling tevereenvoudigen en te digitaliseren. Om tijdig een nieuw zaaksysteem aante besteden en te implementeren is in 2020 gestart met het programmaVernieuwing ICT CIZ. Ter voorbereiding op de aanbesteding heeft CIZ eenproces van marktconsultatie en concurrentie gerichte dialoog doorlopen.CIZ heeft de nieuwbouw van het zaaksysteem gegund aan leverancierATOS. Het CIZ streeft ernaar om het nieuwe systeem, genaamd Apoyo, inhet tijdvak juli-december 2025 in gebruik te nemen. kst-27529-323ISSN 0921 - 7371’s-Gravenhage 2024Tweede Kamer, vergaderjaar 2024–2025, 27 529, nr. 3231 Conclusie AcICTHet AcICT concludeert dat het goed is dat het CIZ het aflopen van de oudeICT-contracten heeft aangegrepen om het bestaande ICT-landschap onderde loep te nemen. Het niet vervangen van het zaaksysteem zou ertoekunnen leiden dat het CIZ haar dienstverlenende taken op termijn nietmeer goed kan uitvoeren. Vernieuwing van het zaaksysteem is nodig omde continuïteit van de dienstverlening in de toekomst te kunnengaranderen.Het AcICT verwacht echter dat de huidige aanpak van het CIZ de continu-ïteit niet verbetert en ook de ambities niet dichterbij brengt, want:A.Met de huidige sturing gaat het CIZ de doelen niet halen;B.De huidige inzet van het technologieplatform Pega leidt niet tot degewenste oplossing;C.Het in één keer vervangen van het huidige zaaksysteem Portero isonnodig risicovol.Opvolging aanbevelingen AcICTAansluitend op hun conclusies geeft AcICT een aantal concrete aanbeve-lingen om de slagingskans van het programma te vergroten. Ik onder-schrijf deze aanbevelingen en heb het CIZ gevraagd om aan te geven hoezij hieraan opvolging geven. Hieronder wordt deze uitwerking peraanbeveling nader toegelicht.1. Herdefinieer de aanpak van het programma naar stapsgewijzevervanging. In lijn met het advies van AcICT wordt door het CIZ met het oog op decontinuïteit een aantal noodzakelijke verbeteringen in de Portero-omgeving aangebracht. Daarbij wordt ook de Portero-databaseopgeschoond. Hiermee borgt het CIZ de dienstverlening met het huidigezaaksysteem en wordt de complexiteit van de datamigratie verminderd.Onder advies 3 wordt verder ingegaan op de geadviseerde stapsgewijzeaanpak en de wijze waarop het CIZ hiermee omgaat.2. Neem de regie stevig in eigen handen. De noodzaak tot versterking van de regie-organisatie wordt door het CIZonderkend. Om te borgen dat het CIZ haar regierol beter invult endaarmee beter stuurt op de realisatie van de programmadoelstellingen,zijn de volgende maatregelen gepland en al ten dele gerealiseerd:•Het invullen van programmaregie-rollen met eigen medewerkers, omkennisverlies binnen het project te voorkomen en kennisopbouw vanhet platform in de organisatie te vergroten;•De aanstelling van een gespecialiseerde architect die borgt dat binnenhet project de juiste keuzes worden gemaakt t.a.v. inrichting eninbedding in het ICT-landschap van het CIZ;•CIZ versterkt het acceptatieproces in de bouw en doorontwikkeling vanApoyo waarmee er beter op de resultaten gestuurd kan worden, zowelintern als naar de leverancier;•Het verbeteren van de stuurinformatie in het programma zodat veeleerder en kleinschaliger bijgestuurd kan worden.3. Stapsgewijze vervanging Het CIZ onderzoekt of een stapsgewijze vervanging van Portero opweegttegen de risico’s van een livegang in één keer. Bij die afweging houdt hetCIZ de hoofddoelen van het IT-vernieuwingsprogramma voor ogen:Tweede Kamer, vergaderjaar 2024–2025, 27 529, nr. 3232 •Continuïteit van de dienstverlening aan cliënten;•Het neerzetten van een duurzame basis voor verdere doorontwikke-ling, verbeteringen en innovaties van de dienstverleningHet CIZ wil deze doelen realiseren met beheersbare projectrisico’s en eenrealistisch programmabudget.4. Onderzoek binnen bestaande financiële en juridische kaderswelke vervolgstappen het meest geëigend zijn. CIZ heeft met de huidige leverancier juridische en financiële afsprakenvastgelegd in de aanbestedingsovereenkomst. Daarbinnen zoekt CIZsamen met de leverancier ruimte om de adviezen van AcICT op te volgen.Met als doel het verbeteren van het voortbrengingsproces en hetmitigeren van de door het AcICT gesignaleerde risico’s terwijl ervoortgang blijft op het ontwikkelen van het zaaksysteem om klaar te zijnvoor de noodzakelijke toekomstige dienstverlening aan de burger.Tot slotMet de hierboven benoemde acties die CIZ onderneemt heb ik ervertrouwen in dat de adviezen van het AcICT in voldoende mateopgevolgd worden, zodat er een toekomstbestendig ICT landschap totstand komt dat bijdraagt aan vereenvoudiging van processen en minderadministratie voor de client en medewerker.Als laatste wil ik mijn waardering uitspreken richting het toets team vanhet AcICT. Ik wil hen bedanken voor hun inzet en constructieve samen-werking. Dit heeft geresulteerd in waardevolle adviezen voor het CIZ.De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,M-F. AgemaTweede Kamer, vergaderjaar 2024–2025, 27 529, nr. 3233