Reactie op de aanbevelingen van de Auditdienst Rijk (ADR) bij de basisrapportage vervanging onderzeebootcapaciteit

Tweede Kamer der Staten-Generaal2Vergaderjaar 2020–2021 34 225Toekomst van de Nederlandse onderzeedienst Nr. 33 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Den Haag, 13 september 2021 In het accountantsrapport van de Auditdienst Rijk (ADR) bij de basisrap-portage (Bijlage bij Kamerstuk 34 225, nr. 31) zijn twee aanbevelingen opgenomen. In deze brief geef ik, conform het verzoek van de Vaste Commissie voor Defensie van 1 juli 2021, een reactie op de twee aanbevelingen. De brief dient in samenhang te worden beschouwd met de antwoorden op de feitelijke vragen van de Kamer over de basisrap-portage (Kamerstuk 34 225, nr. 3), daar deze op punten overlap in thematiek kennen. De eerste aanbeveling van de ADR betreft het proces van totstandkoming van de basisrapportage: Wij adviseren dat Defensie de opgestelde procesbeschrijving aanvult door daarin aan te geven op welke wijze de aspecten juistheid, volledigheid, tijdigheid, actualiteit en consistentie van informatie bij de totstandkoming van de voortgangsrapportages worden gewaarborgd. De procesbeschrijving voor de totstandkoming van de basisrapportage is een intern document waarin is vastgelegd welke rolverdeling en werkaf-spraken gelden, hoe de programmaorganisatie inclusief checks and balances is ingericht, op welke wijze de afstemming in de governance geschiedt, en hoe (voor het ADR-onderzoek) relevante informatie beschikbaar wordt gesteld. De ADR heeft vastgesteld dat Defensie de procesbeschrijving heeft gevolgd, maar merkt ook op dat hierin niet expliciet is aangegeven hoe de kwaliteit van de informatie wordt gewaarborgd. Bij afwezigheid van een intern controleorgaan, kunnen volgens de ADR ter zake deskundigen conceptteksten toetsen voordat deze als onderdeel van een rapportage in de governance-overleggen worden behandeld. In lijn met de aanbeveling van de ADR zal Defensie in de procesbe-schrijving aanvullen hoe de kwaliteit van de informatie wordt gewaar- kst-34225-33ISSN 0921 - 7371’s-Gravenhage 2021Tweede Kamer, vergaderjaar 2020–2021, 34 225, nr. 331 borgd, ook voorafgaand aan behandeling van integrale rapportages in de governance. In de praktijk vervullen verschillende ter zake deskundigen hierin een rol. Naast de interne kwaliteitscontrole binnen het projectteam, vervult de Hoofddirectie Financiën en Control (HDFC) de controlefunctie op alle financieel-beheersmatige aspecten. De programmamanager bewaakt of informatie uit het projectteam voldoende voldragen is voor bespreking in de governance. De Directie Materieel, Vastgoed en Duurzaamheid van het Directoraat-Generaal Beleid (DGB/DMVD) is penvoerder van de voortgangsrapportages en vervult een overkoepelend-controlerende rol wat betreft de juistheid, volledigheid, tijdigheid, actualiteit en consistentie van de informatie die hierbij wordt verstrekt aan de Tweede Kamer. In overleg met de ADR zullen duidelijke werkafspraken in dit kader worden vastgelegd. De tweede aanbeveling van de ADR betreft de beoordeling van risicoma-nagementplannen naar aanleiding van beoogde aanpassingen van een military off the shelf (MOTS-)ontwerp die risicoverhogend kunnen werken: Wij bevelen aan dat Defensie, gezien het grote belang van de beheersing van modificaties, de risicomanagementplannen van de werven gedegen beoordeelt of laat beoordelen. Bij kopen van de plank bestaat, zoals de ADR in haar rapport terecht stelt, op voorhand meer zekerheid over de kosten en de looptijd dan bij (door)ontwikkeling van een product. Hierbij zij opgemerkt dat onderzee-boten als compleet product «van de plank kopen» in de praktijk niet voorkomt: kopers hebben altijd een specifieke behoefte die resulteert in kleinere of grotere aanpassingen ten opzichte van het ontwerp dat de werven aanbieden. Bovendien vormt risicobeheersing een wezenlijk, maar niet het enige uitgangspunt voor de onderzeebootvervanging. Nederland onderscheidt zich ten opzichte van bondgenoten en partners met de wijze van opereren met de huidige onderzeeboten en vervult daarin binnen NAVO een niche capaciteit. Een capaciteit die Defensie met de vervanger van de Walrus-klasse wil behouden. Dit vereist ook een specifieke, op de Nederlandse behoefte toegesneden configuratie voor de toekomstige onderzeeboot. Deze configuratie zal niet (alsnog) berusten op een geheel nieuw ontwerp, maar zal voortbouwen op bestaande configuraties en technische oplossingen die de kandidaat-werven al in gebruik of ontwikkeling hebben en die in onderlinge samenhang tot een ontwerp zullen leiden dat invulling geeft aan de eisen van Defensie. Daarnaast zullen deze ontwerpen aangevuld worden met innovatieve oplossingen om de onderzeebootcapaciteit toekomstbestendig te maken. Zoals uiteengezet in de basisrapportage, vormen risico- en kostenbe-heersing wezenlijke uitgangspunten en gunningscriteria bij de verwerving van de nieuwe onderzeeboten. Defensie realiseert zich dat elke aanpassing van een door de kandidaat-werf voorgesteld (MOTS-) ontwerp extra risico’s met zich kan meebrengen en eist daarom dat de kandidaat-werven de risico’s verifieerbaar in kaart brengen en in een degelijk risicomanagementplan voorzien. De «ontwerpvolwassenheid» van de aanbiedingen door de kandidaat-werven en de verwachte effectiviteit van hun risicomanagementplannen, vormen belangrijke onderdelen van de besluitvorming en de gunning. De evaluatie van de ontwerpvolwassenheid zal worden uitgevoerd door de specialisten van Defensie ondersteund door MARIN en TNO. De effectiviteit van het risicomanagement van de kandidaat-werven zal door Defensie zelf worden beoordeeld op basis van kwaliteit- en risico-audits. Zo zal het bureau Toezicht Defensie Leveranciers van Defensie Materieel Tweede Kamer, vergaderjaar 2020–2021, 34 225, nr. 332 Organisatie (DMO) na ontvangst van de offertes en voorafgaand aan de gunning onderzoek doen naar de maatregelen die de werven zeggen te kunnen treffen op het gebied van quality control/quality assurance. Hiermee kan worden gecontroleerd op welke wijze de werf zijn kwaliteits-management heeft georganiseerd en of daar consequent uitvoering aan wordt gegeven. De Minister van Defensie,A.Th.B. Bijleveld-SchoutenTweede Kamer, vergaderjaar 2020–2021, 34 225, nr. 333