Overstap kantoorautomatisering naar M365

Tweede Kamer der Staten-Generaal2Vergaderjaar 2025–202631 066Belastingdienst26 643Informatie- en communicatietechnologie (ICT)Nr. 1512 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-GeneraalDen Haag, 2 oktober 2025De Belastingdienst is in 2021 begonnen aan het vervangen van dewerkplekken bij de Belastingdienst, Douane en Toeslagen. De Belasting-dienst heeft daarvoor de nieuwe werkplek, in de vorm van nieuwelaptops, grotendeels uitgerold met het voornemen om daarbij voor dekantoorautomatisering de overstap te maken naar Microsoft365 (M365). Indeze brief zal ik als Staatssecretaris van Financiën – Fiscaliteit, Belasting-dienst en Douane dit besluit, mede namens mijn ambtsgenoot deStaatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties toelichten.Dit voornemen heeft mijn ambtsvoorganger reeds in december 2024 metu gecommuniceerd in het Jaarplan 2025.1In verband met de (geo)politieke en maatschappelijke ontwikkelingenrondom het gebruik van de cloud door overheidsorganisaties heeft deBelastingdienst gewacht met de definitieve implementatie van M365. DeBelastingdienst heeft eerst een aantal alternatieve scenario’s uitgewerkten zorgvuldig afgewogen.Hieruit blijkt dat geen van de onderzochte alternatieven op afzienbaretermijn hetzelfde niveau van functionaliteit, veiligheid, continuïteit enefficiëntie kan bieden als het initiële scenario om de overstap naar M365te maken. Doordat er nu in de verouderde omgeving wordt doorgewerktis er sprake van een productiviteitsverlies. Ik onderschrijf de wens van uwKamer om de afhankelijkheid van niet-Europese techbedrijven zoveelmogelijk te beperken. Echter is er op dit moment en binnen afzienbaretermijn geen geschikt Europees alternatief beschikbaar dat voldoet aan deoperationele eisen van de Belastingdienst.Daarom hebben de Belastingdienst, Douane en Toeslagen na eenzorgvuldige risico-analyse en een uitgebreid besluitvormingstraject,besloten om de overstap naar M365 door te zetten. Dit gaat uitsluitend omde kantoorautomatisering. Met kantoorautomatisering wordt gedoeld op1Kamerstukken II, 2024/25, 31 066, nr. 1446 kst-31066-1512ISSN 0921 - 7371’s-Gravenhage 2025Tweede Kamer, vergaderjaar 2025–2026, 31 066, nr. 15121 applicaties (zoals Teams, OneDrive en Outlook) die medewerkersondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden, (interne) communicatieen samenwerking. Het betreft tevens een aantal beheer- en securityappli-caties. De applicaties en dataopslag binnen de primaire processen voor debelastingheffing en de -inning blijven draaien in de on-premisesomgeving vanuit het door de Belastingdienst zelf beheerde datacenter inApeldoorn.In deze brief zal ik u meenemen in de aanloop naar dit besluit. Daarbij zalik ook ingaan op de onderzochte en afgewogen scenario’s waarbij ik zalaangeven waarom de keuze voor M365 voor de Belastingdienst, Douaneen Toeslagen de enige realistische optie is binnen afzienbare termijn.Daarnaast zal ik ingaan op de maatregelen die zijn genomen voor hetgeval er (acuut) een vertrek uit de cloud-omgeving dient plaats te vinden.Tot slot zal ik ingaan op wat ik wenselijk acht voor de lange termijn. Ikonderschrijf namelijk de wens van mijn ambtsgenoot de Staatssecretarisvan Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, alsmede de wens van uwKamer, om de digitale autonomie van de overheid verder te versterken enafhankelijkheden te verminderen.AanleidingOp de werkplekken van de Belastingdienst, Douane en Toeslagen wordtvoor de kantoorautomatisering momenteel gebruik gemaakt van eenon-premises werkomgeving met legacy software. Het onderhouden vandeze omgeving is complex, kostbaar en het op orde houden van deinformatiehuishouding is moeilijk. Daarnaast zijn de functionaliteitenbinnen deze werkomgeving voor medewerkers om goed, flexibel eneffectief samen te kunnen werken zeer beperkt.Daarom is begonnen met het inrichten van een nieuwe werkplek metmodernere functionaliteiten. In 2021 is daarvoor het programmaDBO+M365 gestart. Onderdeel daarvan is enerzijds het uitrollen van denieuwe fysieke werkplekken en anderzijds het vervangen van de huidigewerkomgeving door M365. Destijds is bewust gekozen voor M365 omdatmedewerkers daarmee toegang krijgen tot een moderne en toekomstbe-stendige werkomgeving die ook in de toekomst wordt doorontwikkeld.Doordat de nieuwe werkplekken grotendeels zijn uitgerold, maar M365nog niet is geïmplementeerd, wordt er doorgewerkt in de huidigeon-premises omgeving. Het gevolg hiervan is dat er nu inefficiëntemanieren bestaan om met de beperkingen van deze omgeving om tegaan. Deze zogenoemde workarounds leiden tot een productiviteits-verlies. Medewerkers geven aan dat dit hen veel tijd kost. Een schatting isdat het wegvallen van deze workarounds 15 tot 30 minuten permedewerker per dag kan besparen.Daarnaast wordt de huidige werkomgeving als ongebruiksvriendelijkervaren. Aangezien de huidige werkomgeving onvoldoende samenwer-kingsfunctionaliteiten heeft sluit het niet langer aan bij de eisen vanhybride werken. Dit belemmert de productiviteit en onderstreept denoodzaak om te investeren in een nieuwe moderne omgeving.Afgewogen scenario’sDe keuze van de Belastingdienst, Douane en Toeslagen om voor dekantoorautomatisering gebruik te gaan maken van een (publieke)cloudoplossing staat niet op zichzelf. Het gebruik van de cloud brengtTweede Kamer, vergaderjaar 2025–2026, 31 066, nr. 15122 namelijk vele voordelen met zich mee op het vlak van schaalbaarheid,informatiebeveiliging en samenwerkingsfunctionaliteiten.Zoals ik reeds heb benadrukt gaat het enkel en alleen om de kantoorauto-matisering. De applicaties binnen de primaire processen voor debelastingheffing, -inning en opsporing blijven draaien in hun huidigeomgeving in de datacenters in Apeldoorn. Desalniettemin brengt hetgebruik van cloudtechnologie ook risico’s met zich mee. De Belasting-dienst heeft daarom, gezien de (geo)politieke en maatschappelijkeontwikkelingen, eerst een aantal andere scenario’s zorgvuldig uitgewerkten afgewogen alvorens de voorgenomen overstap naar M365 tecontinueren.1. Europese oplossingDaarbij is ook gekeken naar Europese oplossingen. Dit heeft gezien hetversterken van de autonomie en het beperken van de afhankelijkheid vanniet-Europese aanbieders de voorkeur. Echter, op afzienbare termijn zijn ernog geen Europese alternatieven die een vergelijkbaar niveau vanfunctionaliteit, veiligheid en continuïteit kunnen bieden als M365.2. Hybride on-premises oplossingDe Belastingdienst heeft onderzocht of een on-premises MicrosoftExchange oplossing, zoals SSC-ICT eerder heeft geïmplementeerd,mogelijk is. Dit is een hybride oplossing waarbij voor een deel gebruikwordt gemaakt van clouddiensten. Documenten en mail blijven danon-premises; dat wil zeggen dat deze op de eigen serveromgeving blijvendraaien.Voor de Belastingdienst, Douane en Toeslagen blijkt dit niet uitvoerbaarop korte en afzienbare termijn. Dit vereist, in tegenstelling tot bij SSC-ICT,het inrichten van een geheel nieuwe Microsoft-omgeving, omdat deBelastingdienst geen basis heeft in Microsoft. Het inrichten van dezenieuwe omgeving gaat gepaard met een lange doorlooptijd en vereistruimte in het datacenter. Die ruimte en de benodigde stroomvoorzieningzijn er niet binnen afzienbare termijn. In de tussentijd blijft er in ditscenario vervolgens ook nog sprake van productiviteitsverlies. DeBelastingdienst heeft een technische verkenning gedaan naar demogelijkheid om de functionaliteiten voor mail en agenda onder tebrengen bij SSC-ICT. Dit is organisatorisch en technisch complex endaarmee geen oplossing voor de korte of middellange termijn.3. Continueren huidige werkomgevingDe Belastingdienst, Douane en Toeslagen kunnen er ook voor kiezen omvoor nu door te blijven werken in de huidige omgeving, maar dit isonwenselijk. Zoals eerder benadrukt is deze omgeving geen oplossingvoor de langere termijn en op veel vlakken gelimiteerd. Naast dat deomgeving kostbaar is qua onderhoud en beperkt wordt doorontwikkeld,blijft er dan sprake van significant productiviteitsverlies.Op termijn zal het doorwerken in de huidige omgeving daarnaast ookuitbreiding van het datacenter van de Belastingdienst vereisen. Hierbijgeldt ook dat dit binnen afzienbare termijn niet valt te realiseren inverband met de aanzienlijke middelen en (stroom)capaciteit die hiervoornodig zijn. In de tussentijd blijven werknemers in dit scenario in deverouderde inefficiënte omgeving werken.Tweede Kamer, vergaderjaar 2025–2026, 31 066, nr. 15123 4. Overstap M365In een zorgvuldige afweging zijn alle onderzochte scenario’s beoordeeldop criteria zoals functionaliteit, veiligheid en continuïteit. Op basisdaarvan wordt duidelijk dat de overstap naar M365, ook gezien de huidigevolwassenheid van Europese cloudoplossingen, op dit moment de meestgeschikte optie is.Met de overstap naar M365 krijgen de Belastingdienst, Douane enToeslagen toegang tot toekomstbestendige kantoorapplicaties. Daarmeekunnen medewerkers efficiënter, flexibeler en meer locatieonafhankelijksamenwerken in een moderne werkomgeving.Bij belangrijke initiatieven, zoals de inrichting van de informatiehuis-houding, is geruime tijd rekening gehouden met de implementatie vanM365. Met applicaties zoals Teams en OneDrive kan hier een belangrijkestap gezet worden in het verder op orde brengen hiervan.Continuïteitsvoorzieningen en exitstrategieDe overstap naar M365 vraagt ook aandacht voor de risico’s die erbijkomen kijken. In de praktijk kunnen deze risico’s nooit geheel wordenweggenomen, maar met voldoende mitigerende maatregelen zijn derestrisico’s beheersbaar. Om ervoor te zorgen dat de continuïteit van denieuwe werkomgeving zo goed mogelijk gewaarborgd is, is het noodza-kelijk dat er voorzieningen zijn getroffen om te zorgen dat de kantoorauto-matisering bij (ver)storingen niet stil komt te liggen.De Belastingdienst heeft hiervoor een uitgebreide risico-analyseopgesteld. Daarnaast is er uitgebreid met de leverancier gesproken omaanvullende afspraken te maken. Een voorbeeld daarvan is dat gegevensuitsluitend worden verwerkt en opgeslagen in datacenters van Microsoftdie binnen de Europese Economische Ruimte (EER) staan.ExitstrategieIn algemene zin zijn er twee scenario’s te onderscheiden waarin eenvertrek uit de cloud-omgeving gewenst is. Namelijk een plotseling vertrekwaarbij er op zeer korte termijn moet worden teruggevallen op eenalternatief, of een regulier vertrek op het moment dat bijvoorbeeld eenEuropees alternatief met een vergelijkbaar niveau qua veiligheid,continuïteit en functionaliteit zich voordoet. De Belastingdienst heeft voordeze situaties een exitstrategie opgesteld.In de situatie dat er acuut een vertrek uit de cloud-omgeving plaats moetvinden is het van belang dat er direct een alternatief beschikbaar is zodatde dienstverlening gewaarborgd blijft. De directe terugvaloptie in ditscenario is een gereduceerde versie van de huidige on-premisesomgeving, waarin alleen primaire functies voor interne en externecommunicatie (onder andere mail en videobellen) en het bewerken, delenen opslaan van informatie beschikbaar zijn. Er wordt door de Belasting-dienst een realtime back-up ingericht waarmee data continu wordtopgeslagen op een veilige locatie buiten de cloud-omgeving. Op diemanier kan de Belastingdienst, ook in het geval van een plotseling vertrekals gevolg van een calamiteit, vanuit de reservevoorziening beschikkenover vrijwel alle recente data.Wanneer er een regulier vertrek plaats dient te vinden, omdat bijvoor-beeld een Europees vergelijkbaar niveau beschikbaar komt, kan er eensituatie ontstaan waarin het wenselijk is om een migratie te overwegenTweede Kamer, vergaderjaar 2025–2026, 31 066, nr. 15124 naar deze omgeving. Voor een dergelijke situatie zijn er contractueleafspraken gemaakt met Microsoft. In dat geval krijgt de Belastingdienst,bij het beëindigen van het contract, 9 maanden de tijd om alle data vanuitde M365-omgeving over te zetten naar de nieuwe gewenste omgeving.Het perspectief op de lange termijnDe keuze voor het scenario om de overstap naar M365 voort te zetten isde enige realistische optie op dit moment. De Belastingdienst heeft hierbijcontinu conform rijksbrede kaders en Europese wetgeving gehandeld.Ik onderschrijf, net zoals mijn ambtgenoot, de Staatssecretaris vanBinnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de wens om als overheid onzedigitale autonomie verder te versterken. Een overstap naar een Europeseaanbieder, zodra deze een vergelijkbaar volwassenheidsniveau heeft, ishier een maatregel voor. Daarmee zou de afhankelijkheid vanniet-Europese aanbieders verder beperkt kunnen worden. Daarom blijft deBelastingdienst deze initiatieven volgen.Eén van de strategische doelen uit de Nederlandse Digitaliseringsstrategie(NDS) is om gezamenlijk te werken aan een verkenning om een overheids-brede soevereine clouddienst in samenwerking met bestaande overheids-dienstverleners te realiseren. De Belastingdienst levert, als eigenaar vaneen Overheidsdatacenter, in het kader van betere rijksbrede samen-werking graag een belangrijke en noodzakelijke bijdrage aan een meerautonome oplossing voor de langere termijn.AfsluitingDe keuze voor M365 is onderdeel van een gefaseerd en zorgvuldig trajectdat in 2021 is gestart en waarin veel is geïnvesteerd. Met de overstap naarM365 krijgen medewerkers toegang tot een moderne omgeving dievoldoet aan alle eisen op het gebied van functionaliteit, veiligheid encontinuïteit.Ik ben mij ervan bewust dat een keuze voor een overgang naar depublieke cloud vragen kan oproepen in uw Kamer. De Belastingdienstheeft daarom gekozen voor een gewogen aanpak en meerdere scenario’sgrondig verkend. Ik ben ervan overtuigd dat met behulp van gerichtemaatregelen en een uitgewerkte exitstrategie de risico’s voor de conti-nuïteit zoveel mogelijk zijn beperkt. Zo blijft de dienstverlening aanburgers en bedrijven, ook bij onvoorziene omstandigheden, veilig enbetrouwbaar.Mede namens de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken enKoninkrijksrelaties,De Staatssecretaris van Financiën,E.H.J. HeijnenTweede Kamer, vergaderjaar 2025–2026, 31 066, nr. 15125