Voortgang financieel beheer ministerie van VWS

Tweede Kamer der Staten-Generaal2Vergaderjaar 2023–202436 410 XVIVaststelling van de begrotingsstaten van hetMinisterie van Volksgezondheid, Welzijn enSport (XVI) voor het jaar 2024Nr. 156 BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN ENSPORT Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-GeneraalDen Haag, 23 april 2024Tijdens het wetgevingsoverleg over het jaarverslag 2022 d.d. 20 juni 2023is met uw Kamer gesproken over het (financieel) beheer1 en hetprogramma dat zich binnen het Ministerie van VWS inzet op structureleverbeteringen met aandacht en oog voor de organisatie en de verander-kundige opgave die dit vergt. Met deze brief en voortgangsrapportagegeef ik uitvoering aan de motie van het lid Tielen (Kamerstukken II,2022/23, 36 360 XVI, nr. 10) om u twee keer per jaar te informeren over deverbeteraanpak op het financieel beheer en de gewijzigde motie van hetlid Den Haan c.s. waarin wordt gevraagd in te gaan op de gewenstecultuur (Kamerstukken II, 2020/21, 35 830, nr. 36) om het financieel beheerstructureel te borgen. Hierbij ontvangt u de stand van zaken tot en metapril 2024 en geef ik een doorkijk naar de belangrijkste activiteiten voor2024.Het samenvattend beeld in deze fase van de versterking van het financieelbeheer is tweeledig: 1) VWS is meer «in control» maar nog niet volledig«compliant» en 2) VWS focust op structurele en culturele borging. In dezebrief zal ik deze twee aspecten nader toelichten.VWS meer «in control», maar nog niet volledig «compliant»In de Verbeteraanpak VWS 2023 (Kamerstukken II, 2022/23, 36 200 XVI, nr.229) die mijn voorganger uw Kamer in juni 2023 heeft doen toekomenstond de ambitie om in 2023 fundamentele en forse verbeteringen door tevoeren. Afgelopen oktober is uw Kamer reeds gemeld (Kamerstukken II,2023/24, 36 410 XVI, nr. 13) dat in vergelijking met voorgaande jaren VWSscherper zicht heeft op de voortgang in en op de risico’s van het financieelbeheer. Dit scherpere zicht is mede ontstaan door het uitvoeren van1In deze rapportage wordt de term «financieel beheer» gebruikt als term voor de verschillendeaspecten van beheer, waaronder subsidie-, inkoop- en materieel-beheer. kst-36410-XVI-156ISSN 0921 - 7371’s-Gravenhage 2024Tweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1561 interne controles, het expliciet identificeren van risico’s en het inzettenvan gerichte beheersmaatregelen. Maar ook door het versterken van definanciële functie (zowel qua omvang als expertise), het consequentuitdragen van goed financieel beheer door de politieke en ambtelijke top,het ontwikkelen van trainingen en opleidingen met waar mogelijkondersteuning vanuit het Ministerie van Financiën. De ingezette ontwik-keling heeft geleid tot verbetering in het financieel beheer.Oplevering jaarverslag 2023Deze verbetering kan het beste worden geïllustreerd met het tijdigopleveren van het jaarverslag over het jaar 2023. Nadat het VWS drie jaarniet lukte om het jaarverslag tijdig in te leveren bij het Ministerie vanFinanciën, is het dit jaar wel gelukt. In voorgaande jaren bleek onderandere de verantwoording van de corona-dossiers dusdanig complex entijdrovend dat het jaarverslag niet tijdig kon worden ingediend. Een forseinvestering in mensen en expertise, en door een intensieve samenwerkingbinnen VWS (zowel binnen de financiële functie als niet-financiëlebeleidsmedewerkers) en buiten VWS (o.a. Auditdienst Rijk (ADR),Ministerie van Financiën, Financieel Dienstencentrum) hebben ertoegeleid dat het jaarverslag 2023 vanuit een vooraf afgesproken planningmet meer centrale sturing is opgeleverd. De verantwoordingsstukkenontvangt uw Kamer op Verantwoordingsdag, wanneer naast hetjaarverslag en de auditrapportage van de ADR ook het Verantwoordings-onderzoek van de Algemene Rekenkamer (AR) wordt verstrekt.Financiële administratieDe belangrijke doelstelling in 2023 was om er voor te zorgen dat definanciële administratie een juist en actueel beeld weergeeft. Dezedoelstelling is behaald, een verdere verbeterslag blijft echter wel nodig.Het opzetten van interne controles en het uitvoeren hiervan viazogenaamde financiële administratie (FA-) dagen heeft hier een belang-rijke rol in gehad. Tijdens deze dagen werkten de verschillende financiëlemedewerkers intensief met elkaar samen om te zorgen dat de financiëleadministratie juist en actueel was.In 2024 wordt deze aanpak voortgezet. Voor 2024 zal de focus liggen ophet monitoren en opvolgen van bevindingen en het rapporteren er overaan het management en de registratie («in een keer goed principe»).MaterieelbeheerOp het gebied van materieelbeheer2 zijn in 2023 twee speerpuntenonderkend. Ten eerste het verkrijgen van een scherper centraal zicht op deverschillende voorraden binnen VWS en de concernorganisaties (o.a.RIVM en CIBG) en ten tweede het afstoten van de goederen die zijnaangeschaft tijdens de coronapandemie (o.a. persoonlijke beschermings-middelen). Beide doelstellingen zijn behaald. De belangrijkste regulieregoederen die VWS nog onder beheer heeft zijn met name de (corona-)vaccins en de medicinale cannabis. Eind 2023 is een eindcontroleuitgevoerd waarbij is gekeken of de voorraadadministratie eenbetrouwbaar beeld geeft en dit bleek het geval.2Materieelbeheer: de zorg voor het onderhoud en de instandhouding van roerende en onroe-rende zaken vanaf het moment van in beheer- of ingebruikneming tot aan het moment vanafstoting.Tweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1562 Overige aspecten van beheerNaast bovenstaande terreinen kunnen nog onderstaande overigeaspecten van beheer worden genoemd waarop significante stappen zijngezet:–In 2023 is geen gebruik gemaakt van de uitzonderingsgrond voordwingende spoed uit de aanbestedingswet;–In 2023 is geen gebruik gemaakt van een incidentele suppletoirebegroting (ISB);–Sinds medio 2023 is op het hoogste ambtelijke niveau binnen VWSeen regiegroep ingericht die periodiek bijeenkomt om de voortgang opde verbetering van het financieel beheer te monitoren. Ook in 2024 zaldeze regiegroep blijven bestaan. Ook het Ministerie van Financiën is lidvan deze regiegroep;–VWS ligt op schema om de verantwoording van de eerste betaalter-mijn van de maatregelen voor het Europese Herstel en Veerkrachtplan(HVP) tijdig en volledig in te dienen.Bovenstaande verbetering betekent niet dat VWS reeds volledig aan alleregels/eisen voldoet («compliant»). Er is – ook kijkend naar het jaar 2023 –nog een aantal onderwerpen te onderkennen waarop verbeteringnoodzakelijk en mogelijk is. De voornaamste worden hieronder toegelicht.InkoopbeheerIn 2023 zijn stappen voorwaarts gezet in het inkoopbeheer. Voor hetnieuwe inkoopsysteem, genaamd Inkoop tot Betalen (ITB) is de implemen-tatie gestart.Een deel van de geconstateerde bevindingen in het inkoopbeheer zullenworden weggenomen met de komst van het ITB-systeem dat in 2024 enuiterlijk in het eerste kwartaal 2025 geheel is geïmplementeerd. Zo zal hetaantal medewerkers dat kan inkopen worden beperkt en wordt hetcontractenregister en de financiële administratie gekoppeld. De betalingvan de facturen wordt gestroomlijnd doordat de betaling rechtstreeksvolgt uit het contract en de prestatie. De dossiervorming zal verbeterendoor het volgen van verplichte stappen in het proces.Daarnaast zal VWS inzetten op het opstellen van een eigenVWS-aanbestedingskalender, de kwaliteit van de spendanalyse verbeterenen tijdig afwijkingen melden.PrestatieverklarenVoor het aantoonbaar maken van de levering van prestaties, heeft VWSingezet op een aantal maatregelen waarmee door meer diepgang enduiding een meer beheerst proces ontstaat. Allereerst is de verplichtingopgelegd tot het vastleggen van prestatiebewijzen in de administratie, ditcentraal registreren was nog geen vereiste. Daarnaast is een formulierontwikkeld waarmee de prestatieverklaarder de belangrijkste vragenrondom de geleverde prestatie beantwoordt. Tenslotte is een handreikingprestatiebewijzen opgesteld, waarmee een voorzet wordt gedaan voor debenodigde prestatiebewijzen per uitgaven categorie. Deze nieuwewerkwijze is gestart in december 2023 en op basis van ervaringen verderaangescherpt. In april 2024 is de nieuwe werkwijze definitief geworden.Tweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1563 InformatiebeheerIn 2023 zijn verbeteringen doorgevoerd in zowel de informatiebeveiligingals het lifecyclemanagement3 (LCM). Op het terrein van informatiebevei-liging is eind 2023 een VWS-breed beleid opgesteld dat zorgt voor heldereafspraken en centrale sturing voor alle dienstonderdelen. Echter zijn ernog aandachtspunten op het terrein van risico’s per IT-systeem, ik zet inop het vormen van een centraal overzicht van deze risico’s en informatie-beveiligingsincidenten. Tot slot gaat het hier ook om bewustwordingbinnen de gehele organisatie van de risico’s, dit blijft een aandachtspunt.Op het gebied van LCM betekent het actualiseren en vaststellen van deRoutekaart 2.0 een belangrijke verbetering in 2023; met deze Routekaart isde kwaliteit van de vastlegging verbeterd zodat sprake is van juist envolledig inzicht in de IT-systemen. Eind 2023 is de VWS-brede LCMrapportage opgeleverd, deze rapportage geeft inzicht in het bredeinformatievoorziening (IV)-landschap. Voor 2024 zet ik in op eenmeerjarige routekaart om de nog openstaande punten op te pakken aande hand van concrete mijlpalen.Afwikkeling risicovolle CoronadossiersIn het afgelopen jaar hebben we ingezet op het afbouwen van onrechtma-tigheden in de corona-gerelateerde financiële dossiers, met name dedossiers die als risicovol waren aangemerkt. Bij de aanpak stondtransparantie, recht- en doelmatigheid en maatschappelijke verant-woording centraal. In 2024 blijf ik me inzetten om de resterende corona-dossiers met dezelfde zorgvuldigheid en aandacht af te ronden. Onder-staand worden twee specifieke voorbeelden belicht die laten zien hoedeze principes in de praktijk worden gebracht.Meerkostenregeling GGD’enMet de meerkostenregeling voor de GGD’en worden de extrauitgaven door de GGD’en tot het treffen van maatregelen terbestrijding van de infectieziekte covid-19 gedekt4. In 2022 zijn vanuitde meerkostenregeling voorschotten verleend die in 2023 zijnafgerekend met een extra controleverklaring van de accountants vande GGD’en. Voor deze extra verklaring heeft VWS in samenwerkingmet Nederlandse beroepsorganisatie voor accountants (NBA) eencontroleprotocol opgesteld. Dit heeft bijgedragen aan onze inspan-ningen voor een transparante en zorgvuldige verantwoording,tegelijkertijd liet de verantwoording over 2022 nog zien dataanscherping nodig was. Dit heeft geleid tot een verdereaanscherping van het controleprotocol voor het verantwoordingsjaar2023, dat wederom is gepubliceerd op de NBA website. Daarmeehebben we het vertrouwen dat de nauwkeurigheid en transparantievan de financiële verantwoording nog verder zal verbeteren. Er dientin 2024 nog afgerekend te worden voor de verstrekte voorschotten in2023.3Lifecyclemanagement: het beheer van de volledige levenscyclus van een informatietechnolo-giesysteem, vanaf de initiële planning en ontwikkeling tot aan de uiteindelijke buitengebruik-stelling en vervanging.4De meerkosten vloeien voort uit de opdracht van de Minister van VWS op 5 november 2021 opgrond van artikel 7, eerste lid, van de Wet publieke gezondheid (Wpg) aan de veiligheidsregio’s.Tweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1564 Stichting Landelijke Coördinatie COVID-19 Bestrijding (LCCB)Ten tijde van het uitbreken van de COVID-19-pandemie in 2020, heeftGGD GHOR NL van het Ministerie van VWS de opdracht gekregenom coördinerende taken op te pakken rondom de uitvoering van hetbevel door de GGD’en. Per 1 januari 2022 zijn deze activiteitenovergegaan naar de Stichting Landelijke Coördinatie COVID-19Bestrijding (LCCB) die dit tot 1 juni 2023 heeft uitgevoerd. Onderdeelvan de coördinerende taken betrof het bron- en contactonderzoek(BCO). Vanaf juni 2020 was het nodig op grote schaal externpersoneel te werven. De BCO-dienstverlening had nog niet eerder opdeze schaal plaatsgevonden. Zeker bij aanvang was nog niet volledigduidelijk op welke wijze het BCO het best georganiseerd kon worden,waardoor er gaandeweg verdergaande professionalisering tot standis gekomen. Uitgangspunt is steeds geweest dat de gevraagdeBCO-capaciteit geleverd moest worden en daar hebben alle partijenzich volledig voor ingezet. Omdat met het BCO aanzienlijke publiekegelden zijn gemoeid, vonden zowel GGD GHOR NL als de LCCB hetbelangrijk verantwoording af te leggen over die uitgaven. VWSdeelde dit belang van maatschappelijke verantwoording en was en isblij met dit initiatief van GGD GHOR NL en de LCCB. Tegen dieachtergrond hebben de BCO-dienstverleners op verzoek van GGDGHOR NL en de LCCB vrijwillig verantwoording afgelegd over degefactureerde bedragen over de periode 2021–2022. Deze verant-woordingen laten geen indicaties van fraude of malversaties zien.StaatssteunIn 2023 is de kwaliteit van de staatssteuntoetsing bij subsidies en anderegeldstromen verder geïntensiveerd. Daarvoor zijn verschillende verbeter-maatregelen getroffen. Zo worden staatssteuntoetsen waar nodiguitgebreider uitgewerkt, waarvan de Subsidieregeling publiekegezondheid een goed voorbeeld is. Daarnaast wordt de kennis vanstaatssteun binnen het departement verstevigd met trainingen, zoals deopleiding «rechtmatig financieren». Ook worden sinds 2023 bij hetverstrekken van specifieke uitkeringen handvatten aan de gemeentenmeegegeven ten behoeve van de staatssteuntoetsing in de uitvoering. Datis aanvullend op de aanpassing door het Ministerie van BZK, mede nainzet van het Ministerie van VWS, van de Nota Verwachtingen Accoun-tantscontrole SiSa 2023 met de uitbreiding van een paragraaf overstaatssteun. In 2023 zijn er echter nog afwijkingen geconstateerd, hierinformeer ik u verder over in het jaarverslag.Misbruik en Oneigenlijk gebruikOm misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) bij subsidies en specifiekeuitkeringen zoveel mogelijk te voorkomen, is per regeling een goedeanalyse van de M&O-risico’s en daarbij passende maatregelen noodza-kelijk. Hier is nog een verdere verbeterslag nodig. Gezien het belang vaneen gedegen risicoanalyse, is in samenwerking met subsidiebetrokkenenin maart 2024 een nieuw format van de risicoanalyse ontwikkeld enuitgebracht. Deze risicoanalyse is gebruiksvriendelijker, minder gecompli-ceerd en bevat alle benodigde informatie om de (rest)risico’s adequaat afte kunnen wegen. Een andere verbetering die opgepakt is in 2024, is hetversterken van de toezichtrol van de concerncontroller (directie FEZ). Omdit te realiseren worden meer risicogerichte interne controles oprechtmatigheid en getrouwheid van subsidies en specifieke uitkeringenuitgevoerd. De interne controles worden in nauwe samenwerking met debeleidsdirecties en uitvoeringsorganisaties uitgevoerd. De resultaten uitde controles worden duidelijk en transparant teruggekoppeld, waarbijTweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1565 actiepunten geformuleerd worden. Om het M&O kennisniveau bij debeleidsdirecties te verbeteren, worden op maat gemaakte M&O cursussengegeven.VWS focust op structurele en culturele borgingDe komende periode zal de focus liggen op het structureel borgen van deingezette verbeteringen. Hierbij zal specifiek aandacht zijn en blijven voorde benodigde culturele veranderopgave.Structurele borging: herinrichting financiële functieRecent heb ik uw Kamer de probleemanalyse verzonden op basis waarvanin december 2023 een voorgenomen besluit is genomen voor eenherinrichting van de financiële functie. Over het voorgenomen besluit hebik uw Kamer in december 2023 geïnformeerd (Kamerstukken II, 2023/24,36 410 XVI, nr. 30). De combinatie van de maatregelen en de hernieuwdeinrichting hebben als doel om een oplossing te bieden voor de geconsta-teerde problemen (Kamerstukken II, 2023/24, 36 410 XVI, nr. 140).Herinrichting financiële functieDe financiële functie wordt volgens het voorgenomen besluit ingericht,zodanig dat de centrale regie en het ambtelijk financiële vakmanschapwordt versterkt binnen het gehele departement door helder te zijn inwaarom de financiële kennis en kunde ook bijdraagt aan beleid enverantwoordelijkheden duidelijk te maken en de financiële functie meersamen te laten werken met elkaar en voor de organisatie.De directie FEZ krijgt extra verantwoordelijkheden en middelen om kaderste stellen, expertise te bundelen en te delen, opleidingen en trainingen teintensiveren (afgelopen maart is gestart met het aanbieden van diversecursussen op financiële onderwerpen door en voor VWS’ers). Eveneensworden de interne controles versterkt zodat adequaat toezicht wordtuitgevoerd, inclusief mogelijkheden om in te grijpen als het niet goeddreigt te gaan.De financiële functie wordt ook versterkt door een goede rol-invulling vastte leggen en alle beleidsdirecties hebben tot taak om de financiële kennisen vaardigheden van beleidsmedewerkers op niveau te brengen.Daarnaast wordt met de herinrichting het onafhankelijk kunnen adviserenen toetsen van besluiten versterkt door een duidelijker positionering vanmedewerkers en het instellen van verplichte «checks & balances» voor definanciële gevolgen. Financiering is één van de beleidsinstrumenten die inhet algemeen ingezet kan worden en daarmee hoort adequate kennis vanoverheidsfinanciën tot de functionele vereisten van iedere beleidsmede-werker.Ook is de ADR gevraagd om een onderzoek te doen naar de w(ze waarophet programma «Structurele en culturele borging Financieel Beheer»b(draagt aan de verbetering van het financieel beheer. In november zijnde tussentijdse resultaten gepresenteerd. Dit onderzoek wordt naarverwachting in het tweede kwartaal van 2024 afgerond.De hierboven genoemde punten worden in 2024 en 2025 verder uitge-werkt conform het tijdpad dat als bijlage is bijgevoegd bij deze brief. Eenmeerjarige planning is nodig om opzet, bestaan en werking van demaatregelen en herinrichting te borgen.Tweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1566 Tot slotAlles overziend heb ik er vertrouwen in dat de ingezette verbetermaatre-gelen er toe zullen leiden dat het financieel beheer binnen mijn ministerieop orde komt en blijft. Voorafgaand aan het wetgevingsoverleg over deverantwoording 2023 in juni zal ik u nog een update doen toekomen vande meest actuele stand van zaken.De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,C. HelderTweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1567