Update financieel beheer VWS

Tweede Kamer der Staten-Generaal2Vergaderjaar 2023–202436 410 XVIVaststelling van de begrotingsstaten van hetMinisterie van Volksgezondheid, Welzijn enSport (XVI) voor het jaar 2024Nr. 162 BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN ENSPORT Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-GeneraalDen Haag, 21 juni 2024Ik heb toegezegd dat ik uw Kamer voor het wetgevingsoverleg over hetJaarverslag een update zou sturen over het financieel beheer binnen hetMinisterie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. In deze update ga ikmet name in op de wijze waarop ik de ingezette verbeteringen wil borgenen welke acties nu en de komende periode worden uitgevoerd. Met dezebrief heb ik uitvoering gegeven aan de motie van het lid Tielen (Kamer-stukken II, 2022/23, 36 360 XVI, nr. 10) om u twee keer per jaar te infor-meren over de verbeteraanpak op het financieel beheer en de gewijzigdemotie van het lid Den Haan c.s. (Kamerstukken II, 2020/21, 35 830 nr. 36)waarin wordt gevraagd in te gaan op de gewenste cultuur) om hetfinancieel beheer structureel te borgen.Programma herinrichting financiële functieVeel van de acties om deze borging ook daadwerkelijk te realiseren zijnsamengebracht in het programma herinrichting financiële functie. Indecember 2023 heb ik uw Kamer op de hoogte gebracht van het voorge-nomen besluit over de herinrichting van de financiële functie (Kamer-stukken II, 2023/24, 36 410 XVI, nr. 30). In het kort bestaat dit besluit uit deintroductie van een DG control-rol bij de concerncontroller en een aantalgenerieke maatregelen. De herinrichting van de financiële functie wordt ineen programma met VWS-brede deelname verder uitgewerkt op basis vanhet voornoemde besluit. Het programma werkt aan de volgendehoofddoelen:a)De financiële functie opnieuw in te richten om zo een fundament tevormen voor een betere samenwerking en kennisdeling, meereenduidige rollen en verantwoordelijkheden, vakmanschap, en meeronafhankelijkheid van de financiële functie bij het Ministerie van VWS.Hierbij wordt zowel de inrichting van processen als de organisatori-sche inrichting versterkt waar dat nodig is. kst-36410-XVI-162ISSN 0921 - 7371’s-Gravenhage 2024Tweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1621 b)Dit fundament zodanig te verankeren dat het Ministerie van VWS alsgeheel in control is en blijft. Het programma monitort daarom devoortgang van de herinrichting en de ingezette verbeteringen.Momenteel wordt in kaart gebracht welke aanpassingen er in detail nodigzijn voor de versterking van de financiële functie. Dit betreft de nadereuitwerking van het eerdere organisatiebesluit. Hiermee wordt zorgvuldigbepaald wat de verschillen zijn ten opzichte van de beoogde situatie metuniforme rollen en verantwoordelijkheden. Het is belangrijk te vermeldendat het hier niet enkel de verantwoordelijkheden van de financiëlemedewerkers betreft maar het is een gezamenlijk opgave van beleids- enstafmedewerkers, leidinggevenden en het topmanagement.Wat met het besluit voor herinrichting in ieder geval vaststaat is dat deDG-control rol nieuw wordt ontwikkeld en ingevoerd met als doel hetondersteunen van de politiek en ambtelijke top. De control-rol zal ook ophet directieniveau en op concernniveau worden verstevigd door hetinvoeren van uniforme rollen en werkwijzen. Bij de invulling van deuniforme rollen is het belangrijk om te waarborgen dat deze onafhankelijktoezicht kunnen houden en adviseren ten opzichte van beleidsmakers enhet management. Hiermee wordt er ook een deel van de oplossinggeboden voor de in de probleemanalyse (Kamerstukken II, 2023/24,36 410 XVI, nr. 140) geconstateerde beperkte onafhankelijkheid van definanciële functie.Daarnaast worden in 2024 de afgesproken generieke maatregelen verderuitgewerkt om het bundelen en delen van financiële kennis en expertise teversterken. Een voorbeeld hiervan is de lancering van de zogenaamdeFEZ-academie. Hierin geeft de directie Financieel-Economische Zakenopleidingen aan zowel financiële als niet-financiële medewerkers van hetministerie. Tevens worden de financiële administratie dagen die sinds2023 worden georganiseerd om gezamenlijke interne controles op hetfinancieel beheer uit te voeren gecontinueerd. Financiële kaders enprocessen worden geïnventariseerd en waar nodig aangevuld om vanuitFEZ meer regie te kunnen voeren op de kwaliteit en uniformiteit van definanciële functie. Om dit uit te werken zijn inmiddels VWS-bredeprocessessies opgezet. Eveneens wordt de mandaatregeling en hetvastleggen van besluiten met financiële gevolgen binnen VWS opnieuwingericht door het programma.De werkzaamheden van het programma herinrichting financiële functieraken alle directies bij het Ministerie van VWS en met name, maar nietalleen, de financiële medewerkers. Volgens planning zal de nieuwewerkwijze bij de start van het tweede kwartaal 2025 ingaan. Eenzorgvuldige uitvoering van het programma en communicatie naar demedewerkers is van groot belang om te zorgen dat medewerkers enmanagement gemotiveerd en betrokken blijven om mee te werken aandeze verandering.Er is gekozen voor een meerjarige planning zodat de kwaliteit van hetuitwerken van de generieke maatregelen en het bepalen van de juisterollen en verantwoordelijkheden gewaarborgd kunnen worden.Beheersmaatregelen risicovolle dossiersIn 2023 heeft het Ministerie van VWS een methodiek ontwikkeld om opbasis van plannen van aanpak dossiers en processen te monitoren die alsrisicovol zijn aangeduid. Deze aanpak met plannen van aanpak issuccesvol gebleken. Derhalve is ervoor gekozen om deze aanpak ook in2024 voort te zetten. Deze werkwijze is een belangrijk stuur- en beheersin-strument voor de ambtelijke top om onderwerpen waar een verhoogdTweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1622 risico in wordt onderkend te monitoren. Voor 2024 zijn zeven onder-werpen aangewezen waarop plannen van aanpak worden gemaakt(prestatie-verklaren, financiële administratie, staatssteun, inkoop,informatiebeheer, misbruik en oneigenlijk gebruik, individuele dossiers).Tot slotMet de ingezette maatregelen heb ik er vertrouwen in dat de ingezetteverbetering van het financieel beheer ook duurzaam wordt geborgd.De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,C. HelderTweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1623