1e voortgangsrapportage project "beter verbeteren"

31700XVaststellingvandebegrotingsstatenvanhetMinisterievanDefensie(X)voorhetjaar2009Nr.63BRIEFVANDEMINISTERVANDEFENSIEAandeVoorzittervandeTweedeKamerderStaten-GeneraalDenHaag,21november2008Tijdenshetwetgevingsoverlegop30juni2008hebiktoegezegdutweekeerperjaarteinformerenoverdevoortgangvanhetbezwaaronderzoek.Hetwoordbezwaaronderzoekiseenverwarrendetermomdateenbezwaar-onderzoekaltijdwordtuitgevoerddoordeAlgemeneRekenkamer.DevervolgactiviteitenuithetbezwaaronderzoekzijnbijDefensieonderge-brachtinhetproject«beterverbeteren».Indezeeerstevoortgangsrappor-tagewordtdehuidigestandvanzakenvanhetproject«beterverbeteren»toegelicht.InhetRapportbijhetJaarverslag(RJV)2007(kamerstuk31444X,nr.2)constateertdeAlgemeneRekenkamereengrootaantalonvolkomenhedenophetterreinvansturingenbeheersingvandebedrijfsvoering,financieelbeheerenmaterieelbeheer.DeAlgemeneRekenkamerwijsterinhetrapportopdatdeproblemenindebedrijfsvoeringbijDefensienietineenjaarzijnoptelossen.Hetisnoodzakelijkomdeoorzakenvandeproblemengrondigteanalyserenvoordatconcreteverbetermaatregelenkunnenwordengenomenendezeanalyseskostenveeltijd.TevensnoemtdeAlgemeneRekenkamereenaantalrandvoorwaardelijkeaspectenzoalscommunicatieenhetnalevenvandeadministratievedisciplineomstructureleverbeteringentebereiken.DeAlgemeneRekenkamerzalinmaart2009debeslissingnemenwelofgeenbezwaaraantetekenen.OmeenbezwaartevoorkomenverwachtdeAlgemeneRekenkamervanDefensieinmaart2009:•eenduidelijkzichtbareenwerkendeverbetersystematiek;•eenmeerjarigverbeterplanfinancieelbeheer;•datdeeersteverbeteringenzichtbaarzijninhetfinancieelbeheer;•datereengedetailleerdmeerjarenplanvoordemeestrisicovolleketens/materieelsoorteniseneenglobaalplanvanaanpakvoordeoverigeketens/materieelsoorten.Allehierbovengenoemdeaspectenwordenindezebrieftoegelicht.TweedeKamerderStaten-Generaal2Vergaderjaar2008–2009KST1253280809tkkst31700X-63ISSN0921-7371SduUitgevers’s-Gravenhage2008TweedeKamer,vergaderjaar2008–2009,31700X,nr.631 VerbetersystematiekDeAlgemeneRekenkamerverwachtvanhetministerievanDefensiedatinmaart2009eenduidelijkzichtbareenwerkendeverbetersystematiekisingevoerd,waarmeeproblemenindebedrijfsvoeringstructureelkunnenwordenopgelost.Opditmomentisdenieuweverbetersystematiekgereed.Deverbeter-systematiekmaaktdeeluitvandeplanning-enbegrotingscyclusenisdaarmeenadrukkelijkeenlijnverantwoordelijkheidgeworden.Dedefensieonderdelengaanvoortaaninhunjaarplannenalleverbeter-maatregelenopnemen,tebeginnenindecember2008.Begin2009wordenverbeterplangesprekkengevoerdwaaruitdewerkingvandeverbetersystematiekzalblijken.Indenieuweverbetersystematiekisvastgelegddat:•altijdeenanalysewordtuitgevoerdnaardeoorzaakvanproblemen,zodatnaareengestructureerdeoplossingkanwordengezocht(voor-komenvansymptoombestrijding);•medewerkersuitdegeheledefensieorganisatie(ofdefensieonderdeel)wordenbetrokkenbijdezeanalyses(draagvlak);•verbetermaatregelenSMARTzijngeformuleerd(uitvoerbaarheid);•erafgestemdwordtoverprioriteitencapaciteitopverschillendeniveaus(transparantie);•erduidelijkheidisoverdeverantwoordelijkhedenvanlijn-enbeleids-verantwoordelijkeninhetverbeterproces(handhaving).Devoortgangvandenieuweverbetersystematiekligtopschema.Deverbetersystematiekwordtindecember2008ingevoerdzodatinmaart2009dewerkingvandeverbetersystematiekkanwordenvastgesteldaandehandvandeverbeterplangesprekken.FinancieelbeheerDeAlgemeneRekenkamerverwachtvoorhetfinancieelbeheerdatinmaart2009inzichtbestaatinaardenoorzaakvandegeconstateerdeknel-punten.Hetministeriemoetkunnenaangevenwatniet(direct)kanwordenverbeterd,bijvoorbeelddoorontoereikendecapaciteit(mensenenmiddelen).Ditmoetzijnvastgelegdineenmeerjarigverbeterplanfinan-cieelbeheer.Daarnaastwordtverwachtdatinmaart2009deeersteverbe-teringeninhetfinancieelbeheerzichtbaarzijn.Deverbeteringeninhetfinancieelbeheerbestaanuitlangetermijn-activiteitenenkortetermijnactiviteiten.Delangetermijnactiviteitenzijnbegonnenmetdealeerdergenoemdeanalysesnaardeoorzakenvanproblemen.Deeersteanalyse,metendoordedefensieonderdelen,begoninseptemberendelaatsteisvoorzienindecembervanditjaar.Deuitkomstenvandeanalysesleidentotconcreteverbetermaatregelen.Dezemaatregelenwordenopgenomeninhetmeerjarigeverbeterplanfinancieelbeheer,datvolgensplanningeindjanuari2009gereedzalzijn.Omdestructureleverbeteringentebereikenisechtermeernodigdanhetuitvoerenvananalysesenhetnemenvanmaatregelen.Deoverigekern-activiteitenbestaanuitdedefiniëringenafbakeningvanhetfinancieelbeheer,devaststellingvanhetnormenkader,deverdelingvanverant-woordelijkhedenentotslotdevaststellingvandewerking.Dekortetermijnactiviteitenmoetenleidentotzichtbareverbeteringeninmaart2009.Hiervoorzijndiversemaatregelengenomen,diehieronderwordentoegelicht.TweedeKamer,vergaderjaar2008–2009,31700X,nr.632 AanpassingregelgevingEenvandeaandachtsgebiedenvanhetproject«beterverbeteren»isdeevaluatievanhuidigefinanciëleregelgeving.Deregelgevingbleekvoorhetfinancieelbeheersomsteuitgebreidofonnodigzwaar.Eenvoorbeeldvanonnodigzwareregelgeving:voordateenrekeningkanwordenbetaald,moeteenprestatieverklaringwordenoverlegd.Ditblijktindepraktijknietaltijdmogelijk,bijvoorbeeldbijhetbetalenvaneenschade-claimofdevoorschotnotavoorenergie.Dezebetalingenwordenalsfoutaangemerktdoordecontroleursomdatergeenprestatieverklaringkanwordenoverlegd.Hierishetdusnodigdatderegelgevingwordtaange-pastdoorhetopstellenvaneenlijstmetuitzonderingen.Definanciëleregelgevingis,naarverwachting,voordegrootstefinanciëlestromenvóór1januari2009geëvalueerd.BeperkteverificatieHetprocesbeperkteverificatieisbijDefensieingevoerdomdewerklastdieverbondenisaankleinefacturen,teverminderen.Omonrechtmatigebetalingentebeperkeniseenstatistischesteekproefachteraf,ingevoerd.MetmotieBrinkman/Eijsink(kamerstuk31031X,nr.16)heeftugevraagddegrensvanbeperkteverificatieteverlagenvan€1250naar€500.Ikhebdezewensnietgehonoreerdomdatditdeverbeteringvanhetfinan-cieelbeheerniettengoedezalkomen.Hetprocesvanbeperkteverificatielooptingrotelijnenzoalshetisontworpenenopgezet.Dewerkingkanopeenaantalpuntennogverderwordenverbeterd.Uiteeninternonderzoekinhetvoorjaarbleekdatdeprijscontrolenietgoedverliependatnaderemaatregelennodigwaren.Deregelgevingisechternognietoptimaalenzalvoor1januari2009zijnaangepast.Opeenaantalplaatseninhetprocesmoetenbewijsstukkenendossierswordenaangehouden.Dekwaliteithiervankanverderwordenverbeterd.Hierbijwordtzowelnaarderegelgevinggekekenalsnaardenalevingervan.DeAuditDienstDefensiedoetdekomendemaandenonderzoeknaardeverbeteringvandekwaliteitvandebeperkteverificatie.VerscherpttoezichtopprocedureEuropeseaanbestedingMetingangvan1februari2008ishettoezichtophetvolgenvandeproce-duresvoorEuropeseaanbestedingenverscherpt.IndieneencontractnietEuropeeswordtaanbesteedmoeterinhetkredietopeningsdossiereenverklaringaanwezigzijnvaneendaartoeaangewezendeskundigediegemotiveerdmeldtwaaromEuropeseaanbestedingachterwegekanblijven.Wanneereendergelijkeverklaringontbreektwordtgeenkrediet-openingverleend.Delijstvanaangewezendeskundigenislimitatiefvast-gesteldenvastgelegdineenbevoegdhedenregister.Uitdeinternecontrolesmoetblijkenofdemaatregelentoteenpositiefresultaathebbengeleid.DeeerstebevindingenvandecontrolesopdenalevingvandeEuropeseaanbestedingenbrengennogsteedsfoutenaanhetlicht.Dezezijnechterdeelsgeconstateerdinhetbeginvan2008toeneengrootdeelvandenieuwebeheersmaatregelennognietgeactiveerdwas.Detotaal-uitkomstenvandecontroleszijnbeginvolgendjaarbeschikbaar.Deinvoeringvandehierbovengenoemdemaatregelenmoetenleidentotverbeteringenindewerkingvanhetfinancieelbeheer.Mochtendecontrolesdaartoeaanleidinggeven,wordtderegelgevingopdenalevingvandeEuropeseaanbestedingsregelsopnieuwverscherpt.FINAD(SAP)AlledefensieonderdelenervarenvooralsnogopstartproblemenmetFINAD.DoordeinvoeringvanFINADkondenerenigewekengeenbeta-TweedeKamer,vergaderjaar2008–2009,31700X,nr.633 lingenwordengedaan,waardooreenaanzienlijkeachterstandinbeta-lingenisontstaan.Erzijnmaatregelengenomenwaardoordeachter-standengrotendeelszijningelopen.Gevolgisweldathiervoorextracapaciteitisingezet,watweertotextradrukeldersindebedrijfsvoeringkanleiden.DeeffectenvandeinvoeringvanFINADophetbeheerwarenteverwachtenenzijnookgemeldaandeAlgemeneRekenkamer.Naarverwachtingzijndeachterstandenindebetalingenbegindecembervolledigweggewerktenisersprakevaneennormalewerkvoorraad.UitnegatieveervaringenvanandereministeriesdieSAPvoorhunfinan-ciëleadministratiehebbeningevoerd,blijkthetessentieelomeenproef-afsluitinguittevoerenomteconstaterenofdejaarafsluiting(endaarmeehetopstellenvandejaarrekening)eenrisicozalvormen.Momenteelwordtdeproefafsluitinguitgevoerd.Deuitkomstenwordengebruiktvoorhetopstellenvanhetdraaiboekvoordedefinitievejaarafsluiting.VerbeteringbetaalprocesFacturenmoetenbinnen45dagenwordenbetaald.Omeenfactuurrecht-matigtekunnenbetalenmoeteenaantalbewijsstukkenwordenoverlegd.Indienfacturentelaatbetaaldwordenalsgevolgvanhetontbrekenvanbewijsstukkenisdateenindicatordathetprocesnietgoedlooptenditkwamregelmatigvoor.Intussenishetproceszodanigaangepastdathetbetaalprocesisverbeterd.MaterieelbeheerVoorhetmaterieelbeheerverwachtdeAlgemeneRekenkamerinmaart2009eenplanvanaanpak,metkeuzesvoordeaantepakkenproblemengereedtehebben.Ineenaantaldeelplannenwordendebelangrijksteaandachtsgebiedengeanalyseerdophetgebiedvanmaterieelbeheer,enwordenmaatregelen(minimaalinopzet)genomen.MaterieelbeheerbijDefensiegaatoverhetbeheervanveelenverschil-lendmaterieel.Daarnaastzijnerveelgebruikers,wordthetbeheerdoorverouderdesystemenondersteundenissprakevanvervuildedataindezesystemen.Hierdoorzalhetverbeterenvanhetmaterieelbeheermeerderejarenvergenwaarbijopgrondvanrisicoanalysesdemeestrisicovolledelenvanhetmaterieelbeheeralseerstewordenaangepakt.Deverbete-ringvanhetmaterieelbeheersluitintijdfaseringaanopdeverbeteringvanhetfinancieelbeheer.Hierdoorishetmogelijkomgeleerdelessenuitdeverbeteringvanhetfinancieelbeheerbijdeverbeteringvanmaterieel-beheertegebruiken.Eind2007iseennieuwvoorschriftmaterieelbeheergepubliceerd.Hetvoorschriftbevatnieuwe,defensiebrederegelgevingophetgebiedvanmaterieelbeheerenbiedthiermeeeengoedebasisvoorstructureleverbe-teringen.Hetnieuwevoorschriftwordtgefaseerdingevoerdomdatheteenzeeromvangrijkeoperatieis.Allematerieellogistiekeprocessenmoetendefensiebreedwordengestandaardiseerdenalleouderegelge-vingvandedefensieonderdelenmoetwordenomgezetnaardefensie-brederegelgeving.Daaromisdeinvoeringvanhetvoorschriftvoorzientotenmetjuli2009.Verbeteractiviteitenophetgebiedvanmaterieelbeheerdieopkortetermijnnoodzakelijkzijn,wordenindecember2008opgenomenindebegrotingsplannen2009.Inmaart2009wordteengedetailleerdmeerja-renplanvoordeketensenmaterieelsoortenmetdehoogsterisico’sopge-steldeneenglobaalplanvoordeoverigeketens.TweedeKamer,vergaderjaar2008–2009,31700X,nr.634 Deverbeteringvanhetmaterieelbeheertijdenscrisisbeheersingsoperatiesisalenigetijdonderwerpvanstudie.Overdemogelijkhedenomoverbo-digeregelgevingtijdensoperatiesafteschaffenentotbruikbareenuitvoerbareregelgevingtekomenvoorhetmaterieelbeheerinoperatie-gebieden,hebikugeïnformeerdop31oktober2008(kamerstuk27830,nr.57).Hetwapenbeheer,munitiebeheerencryptobeheermakendeeluitvanhetmaterieelbeheer.MetmotieVanVelzen/Eijsink(kamerstuk31444X,nr.12)heeftuverzochtdegebrekeninhetwapen-enmunitiebeheeraantepakkenzodatertenminstesprakeisvanforsestructureleverbeteringen.WapenbeheerHetwapenbeheerlaateenlichtevooruitgangzien,ondanksdeallangerspelendeproblemeninhetCentraalWapenregistratiesysteem(CWRS).DeknelpunteninhetCWRSwordenaangepaktmededooreenbetereverde-lingvantakenenverantwoordelijkhedenbinnendegeheleketenvanhetwapenbeheer.MunitiebeheerHetgrootstezorgpuntuithetRJV2007betrefthetmunitiebeheer.In2008isophetmunitiebeheereenvolledigecontroleuitgevoerd.Deinitiëlecontroleresultaten(vòòrhetuitvoerenvancorrigerendehandelingen)latennogeentegrootaantalfoutenenonregelmatighedeninhetmunitie-beheerzien.OmhetoordeelvandeAlgemeneRekenkamerophetmunitiebeheerterugtebrengenvan«ernstigeonvolkomenheid»naar«onvolkomenheid»moetendezefoutenenonregelmatighedenwordengecorrigeerdenhetopheffenervandooreenafloopcontrolevastgesteld.Metdecommandantenisafgesprokenextraaandachttebestedenaanhetoplossenvangeconstateerdefoutenenonregelmatighedenvoormaart2009.RandvoorwaardelijkeaspectenDeAlgemeneRekenkamerheeftnadrukkelijkookaandachtgevraagdvoorde«zachteaspecten»vandebedrijfsvoering.Hetgaathierbijonderandereomhetonvoldoendenalevenvandeadministratievedisciplineeneentesterke«can-do»mentaliteit.Binnenhetministerieisonderzoekverrichtnaardeadministratievedisci-plineonderdefensiepersoneelwerkzaaminhetfinanciëledomein.Inoverlegmetdedefensieonderdelenwordendeonderzoeksresultatenverdergeanalyseerd,besprokenenpassendeverbetermaatregelenvoor-gesteldomdegewenstegedragsveranderingtotstandtebrengen.Communicatieiséénvandemiddelenomdegewenstegedragsveran-deringtotstandtebrengen,daarnaastwordtcommunicatieookbenutomdeaandachtvoordeverbeteringbedrijfsvoeringtekrijgenentehouden.Inhetplanvanaanpakisvastgelegdhoedecommunicatiedekomendeperiodewordtaangewend.VanambitienaarnormGeblekenisdatbijDefensienietvooralleaspectenindebedrijfsvoeringcontrolenormenzijnvastgesteld.Indiegevallenwaargeencontrolenormisvastgelegd,werdtotnutoedemanagementambitietotcontrolenormverheven.Defensieheeftterechtvoordekritischeonderdelenvanhetbeheereenhoogambitieniveau.Hetambitieniveautotcontrolenormverheffeniseenongewenstesituatie,omdatimmersnietaltijdkanTweedeKamer,vergaderjaar2008–2009,31700X,nr.635 wordenvoldaanaanhethogeambitieniveau.Eenvoorbeeld:indericht-lijnvaneencommandant(managementambitie)isvastgelegddatretour-munitieindezelfdeweekvanverbruikindeadministratiedienttezijnverwerkt.Indienschietoefeningenopvrijdagwordengehouden,kanaandezerichtlijnnietwordenvoldaan.Decontroleurzalinditgevalhetmunitiebeheeralsonvoldoendeaanmerken.Opditmomentwordtvooralleaspectengezochtnaarreëlecontrolenormen.Vooraspectenwaarnoggeenreëlecontrolenormisvastgelegd,zullencontroleursinoverlegmetdebeleidsverantwoordelijketoteenaanvaardbarecontrolenormkomen.KwaliteitenkwantiteitvanpersoneelHetgebrekaanvoldoende,ervarenengoedopgeleidpersoneelisvaninvloedophetfinancieel-enmaterieelbeheer.Hetzetdebedrijfsvoeringforsonderdruk.Hetisnieteenvoudigomopdehuidigekrappearbeids-marktnieuw,ervarenengoedopgeleidpersoneelaantetrekken.InhetActieplanWervingenBehoud,waarvanueennadereuitwerkingheeftontvangenop15oktober2008(Kamerstuk31243,nr.10)isgemeldwelkevoornemenserzijnvoordewervingenbehoudvanpersoneel.Omdekwantiteitvanpersoneelinhetbeheerteverbeteren,isdecommandantenverzochteenterughoudendbeleidtevoerenbijfunctieroulatievanperso-neelwerkzaaminhetbeheer.Ditheeftdoorervaringsopbouwoptermijnookeenpositiefeffectopdekwaliteitvanhetpersoneel.DetekortenaanpersoneelwerkzaaminhetbeheerwijkenoverigensnietafvananderewerkterreinenbijDefensie.Doorhetuitbreidenvanopleidingenvoorhetzittendeenteplaatsenpersoneelzaldekwaliteitvanhetpersoneelverbe-teren.Hetuitbreidenvanopleidingenisechtereenactiviteitdieenkelejareninbeslagzalnemen.Datbetekentdatverbeteringennietdirectmerkbaarzijn.VanreactiefnaarproactiefDeprojectgroep«beterverbeteren»dieisingesteldomdegewensteverbeteringenindebedrijfsvoeringtebegeleiden,signaleertdatdefensie-onderdelenzelfstandigonderzoekenverrichtennaardekwaliteitvandeeigenbedrijfsvoering.Doordezezelfstandigeonderzoekenkomenknel-puntenindebedrijfsvoeringeerderaanhetlichtenkunnengerichteverbetermaatregelenwordengenomen.Hierdoorwordtdeinternebedrijfsvoeringversterkt.PresentatieaanAlgemeneRekenkamerOp18novemberjl.hebbenallecommandantenvandedefensieonder-deleneenpresentatiegegevenaandeAlgemeneRekenkamer.Indezepresentatieisdehuidigestandvanzakenophetgebiedvanbedrijfsvoe-ringtoegelichteniseendoorkijknaardekomendeperiodegegeven.ConclusieDevoortgangvanhetproject«Beterverbeteren»verlooptvolgensschema,maarermoetnogveelgebeuren.Datkanooknietanders,wantvoorveelaspecteniseenlangetermijnoplossingdeenigemanieromverbeteringentelatenbeklijven.Voorhetaspectmunitiebeheerzalhetnietmogelijkzijnomditjaaralleonvolkomenhedenwegtenemen.Alleinspanningenzijneropgerichtomtebewerkstelligendathetmunitie-beheerditjaarnietmeerals«ernstige»onvolkomenheidwordtaange-merkt.Devolgenderapportageoverdevoortgangvanhetproject«beterverbe-teren»zaldeeluitmakenvanhetJaarverslag2008enwordtuaangebodenTweedeKamer,vergaderjaar2008–2009,31700X,nr.636 inmei2009.Mochtervoordietijdbelangrijkeinformatiebeschikbaarkomen,zalikudaaroverinformeren.DeministervanDefensie,E.vanMiddelkoopTweedeKamer,vergaderjaar2008–2009,31700X,nr.637