Reactie op verzoek commissie inzake huisvestingproblematiek ministerie Buitenlandse Zaken

Tweede Kamer der Staten-Generaal2Vergaderjaar 2018–2019 31 490Vernieuwing van de rijksdienst Nr. 245 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Den Haag, 26 september 2018 Hierbij ontvangt u, mede namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de beantwoording van uw brief van 14 juni 2018. De Minister van Buitenlandse Zaken heeft mij verzocht de beantwoording over te nemen. De beleidsverantwoordelijkheid en kaderstellende rol voor het Rijkskantoren-huisvestingsbeleid ligt bij de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De uitvoering van dit beleid is bij mij belegd. Met deze brief wordt tevens uitvoering gegeven aan de toezegging van de Minister van Buitenlandse Zaken uit het Wetgevingsoverleg over het jaarverslag van Buitenlandse Zaken met uw Kamer van 21 juni jongst-leden (Kamerstuk 34 950 V, nr. 12) om u te informeren over de stappen die worden genomen om de huisvestingsproblemen in het Rijkskantoor Rijnstraat 8 op te lossen. De bewoners van het Rijkskantoor Rijnstraat 8 zijn bij de beantwoording van uw brief betrokken geweest. U heeft gevraagd om informatie over: (1)De huisvestingsproblematiek in het Rijkskantoor Rijnstraat 8; (2)In het bijzonder de oplossingsrichtingen; (3)Het voorziene tijdspad; (4)De kosten, die hiervoor worden begroot en de begrotingspost(en), waaruit het geld zal worden vrijgemaakt. (1) Informatie over de huisvestingsproblematiek Rijkskantoor Rijnstraat 8 Mede naar aanleiding van de signalen, die door de gebruikers van het Rijkskantoor Rijnstraat 8 zijn gegeven, is aan het Center for People and Buildings opdracht gegeven voor een bezettingsgraad- en belevingson-derzoek. In maart 2018 zijn de resultaten van dit onderzoek beschikbaar kst-31490-245ISSN 0921 - 7371’s-Gravenhage 2018Tweede Kamer, vergaderjaar 2018–2019, 31 490, nr. 2451 gekomen. Een link naar het rapport treft u aan in de voetnoot.1 Het onderzoek noemt vier belangrijke aandachtspunten: de drukte in het pand, de functionaliteit en inrichting van de werkomgeving, de sfeer in en opgeroepen door het pand en de facilitaire diensten en dienstverlening. (2) Oplossingen In het betreffende rapport zijn 42 aanbevelingen gedaan en concrete verbeterpunten genoemd om de geuite klachten op te lossen. Mede op basis van dit rapport is op bestuurlijk niveau tussen de bewoners en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een pakket aan samenhangende maatregelen afgesproken. Over de toedeling en het gebruik van het Rijkskantoor Rijnstraat 8 zijn nieuwe afspraken gemaakt, zodanig dat het management van de bewoners er beter op kan sturen. Het effect van het pakket aan maatregelen wordt eind 2019 geëvalueerd. Toelichting maatregelen: –Het totaal aan medewerkers dat in het pand werkt neemt af met 300 fte. Dit als gevolg van krimp en uithuizing bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken en het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. De uithuizing van medewerkers van laatstgenoemde ministerie houdt verband met de overgang van de Omgevingswet naar het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. –De werkgebieden worden zoveel mogelijk aaneengesloten toebedeeld, zodat de bewoners deze nader kunnen verdelen over hun afdelingen en hierop toegesneden gedragsregels kunnen opstellen. De bewoners kunnen hiermee gerichter sturen op een betere benutting en gebruik van het pand. –Er wordt gewerkt aan een betere kwaliteit van de werkomgeving. Zo wordt een aantal weinig gebruikte plekken vervangen door meer functionele werkplekken en worden extra belplekken gerealiseerd. Er wordt onderzoek gedaan naar de oorzaak van de klachten over licht, geluid en privacy. Diverse plekken zijn of worden afgeschermd voor meer privacy. De dienstverlening wordt stapsgewijs verbeterd. Verder wordt de capaciteit van de fietsenstalling uitgebreid, worden donkere liftkernen in een lichtere kleur geschilderd, zijn de verlichting en bewegwijzering verbeterd en wordt de representativiteit en herken-baarheid verhoogd. In september is gestart met het veiliger, droger en representatiever maken van het buitenterrein. –De maatregelen hangen onderling samen en versterken elkaar. Daarom werken de betrokken onderdelen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het consortium PoortCen-traal (de marktpartij die het pand exploiteert) en de bewoners nauw samen, zodanig dat ook versnelling in besluitvorming en uitvoering wordt gerealiseerd. Waar nodig stemmen de bewoners gecoördineerd af met de medezeggenschap. (3) Voorziene tijdspad De acties op het gebied van gebouw en dienstverlening zullen naar verwachting voor een belangrijk deel ultimo 2018 zijn gerealiseerd. De uithuizing van de medewerkers Omgevingswet is gepland eind 2018. De betreffende onderdelen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken verhuizen in 1e/2e kwartaal 2019. 1Bezettingsgraad- en belevingsonderzoek van het Center for People and Buildings, https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2018/03/01/rapport-rijkskantoor-rijnstraat-8-gebruik-en-beleving-geevalueerd.Tweede Kamer, vergaderjaar 2018–2019, 31 490, nr. 2452 (4) Kosten die worden begroot en begrotingspost Het Rijkshuisvestingsstelsel voor kantoren, dat per 1 januari 2016 is ingevoerd, gaat uit van regiotarieven per m2. Wanneer een departement meer m2 nodig heeft, stijgen de huisvestingskosten voor het betreffende departement. De kosten worden dan gedragen uit het departementale budget. De investeringskosten, die voortvloeien uit het Rijkskantorenhuisvestings-stelsel, komen ten laste van het regiotarief kantoren van Den Haag. Deze kosten worden verdeeld over alle kantoorgebruikers in Den Haag en komen niet alleen ten laste van de bewoners van het Rijkskantoor Rijnstraat 8. Een klein deel van de maatregelen, op het gebied van dienstverlening, wordt opgelost vanuit de reguliere begroting van de rijksdienstverlener Facilitair Management Haaglanden. Daarnaast komt een aantal aanpas-singen ten laste van het consortium PoortCentraal. De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,R.W. KnopsTweede Kamer, vergaderjaar 2018–2019, 31 490, nr. 2453