Probleemanalyse inrichting financiële functie

Tweede Kamer der Staten-Generaal2Vergaderjaar 2023–202436 410 XVIVaststelling van de begrotingsstaten van hetMinisterie van Volksgezondheid, Welzijn enSport (XVI) voor het jaar 2024Nr. 140 BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN ENSPORT Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-GeneraalDen Haag, 2 april 2024Tijdens de begrotingsbehandeling VWS 2024 d.d. 24 januari 2024 is metuw Kamer gesproken over het financieel beheer en kwam ook deinrichting van de financiële functie aan bod. Met deze brief geef ikinvulling aan de toezegging die ik aan uw Kamer heb gedaan om deprobleemanalyse te delen. De probleemanalyse vindt u in de bijlage. Indeze brief zal ik uw Kamer toelichten hoe de vastgestelde maatregelenbijdragen aan het oplossen van de geconstateerde problemen.ProbleemanalyseIn het voorjaar van 2023 is op basis van een opdracht van de toenmaligesecretaris-generaal een verkenning uitgevoerd naar de inrichting van definanciële functie en een probleemanalyse uitgevoerd. De voornaamstebevindingen uit deze fase zijn:−financiële kennis en vaardigheden bij financieel- en beleidsmedewer-kers met name op het gebied van financieel beheer zijn beperkt;−onafhankelijkheid van financiële medewerkers ten opzichte vanbeleidsmedewerkers en het management die zij adviseren onvol-doende geborgd;−er is sprake van beperkte bezetting in kleinere directies en beperkteinzetbaarheid van financiële medewerkers bij andere dan de eigendirecties;−weinig (centrale) regie op en harmonisatie van financiële producten,werkwijzen en processen bij de verschillende directies en daarmeebeperkter financieel inzicht en overzicht voor het Ministerie van VWSen;−ondersteuning van de directeuren-generaal, secretaris-generaal enplaatsvervangend secretaris-generaal (DG’s en (p)SG) moet wordenversterkt. kst-36410-XVI-140ISSN 0921 - 7371’s-Gravenhage 2024Tweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1401 Een uitgebreidere toelichting op de geconstateerde problemen kunt uvinden in de bijlage. De uitkomsten van de probleemanalyse zijn de basisgeweest om in de verkenning te komen met voorstellen voor deversterking van de financiële functie en daarmee ook voor de inrichtingvan de financiële functie. Ik heb uw Kamer hier in december 2023 reedsover geïnformeerd (Kamerstukken II, 2023/24, 36 410 XVI, nr. 30).Inrichting financiële functieDe financiële functie wordt zodanig ingericht dat de centrale regie en hetambtelijk financiële vakmanschap wordt versterkt binnen het geheledepartement. Door helder te zijn in waarom de financiële kennis en kundeook bijdraagt aan beleid. Door verantwoordelijkheden helder te maken ende financiële functie meer samen te laten werken met elkaar en voor deorganisatie. Door transparant te zijn en daardoor meer in control tekomen. Een van die veranderingen begint aan de ambtelijke top. Door debestuursraadleden in staat te stellen om het financieel beheer opDG/p(SG)-niveau in control te houden en om de directie FEZ extraverantwoordelijkheden en middelen te geven om kaders te stellen,opleidingen en trainingen te intensiveren en de interne controles teversterken zodat adequaat toezicht wordt uitgevoerd, inclusief mogelijk-heden om in te grijpen als het niet goed dreigt te gaan. De financiëlefunctie wordt ook versterkt door te kijken naar een goede rol-invulling:wat doet de directie FEZ en wat gebeurt er bij de (beleids)directies. Hoesluit de financiële functie goed op elkaar aan. Bij de directies worden deinterne advisering, de administratie, werkwijzen en controles geharmoni-seerd en versterkt en de onafhankelijke positie van de financiëlemedewerkers beter geborgd door het opnemen van een verplichtefinanciële paraaf en escalatiemogelijkheden naar FEZ. Alle beleidsdirectieshebben tot taak om de financiële kennis en vaardigheden van beleidsme-dewerkers op niveau te brengen. Financiering is één van de beleidsinstru-menten die in het algemeen ingezet kan worden en daarmee hoortadequate kennis van overheidsfinanciën tot de functionele vereisten vaniedere beleidsmedewerker. Op die manier kan de financieel adviseur ookin positie zijn en iedereen helpen. Daarnaast wordt de advisering encontrol ten behoeve van de bestuursraadleden ondergebracht bij dedirectie FEZ.De hernieuwde inrichting biedt randvoorwaarden om de risico’s rondombeperkte bezetting te mitigeren. Nadere coördinerende afspraken, zoalsclusteren van control rollen, back-up regelingen etc. tussen de directieszijn nodig om het probleem op te lossen.Hieronder worden de generieke maatregelen die ondersteunend zijn aande nieuwe inrichting kort toegelicht.1. Aanpassen mandaatstructuur VWS De bestuursraadleden (DG’s en (p)SG worden formeel (hoofd)budget-houder en de bijbehorende bevoegdheden worden in een aangepasteVWS-mandaatregeling vastgelegd en daarmee geborgd. Zij wordendaarmee nadrukkelijker verantwoordelijk voor de allocatie van begrotings-middelen en het financieel beheer in hun kolom. Hiermee wordt eenoplossing geboden voor de (centrale) regie.Tweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1402 2. Versterken rol FEZ (concerncontroller) - Harmoniseren van kadersDe rijksbrede financiële kaders worden voor het Ministerie van VWSverder ingevuld door VWS-specifieke kaders. Doel is het simplificeren enwaar zinvol harmoniseren van rapportage formats, administratieve eninterne controle vereisten, het instellen van een verplichte toets opfinanciële gevolgen met parafenroute (ook in het management-, endocumentinformatiesysteem, wat noodzakelijk is voor het kunnenfunctioneren van FEZ als concerncontroller), financiële werkprocessen enbijbehorende (IV)tools. Hiermee wordt de huidige praktijk voorkomen datbij het gebrek aan kaders en uniforme werkwijzen de directies noodge-dwongen afzonderlijk aan de slag moeten gaan met eigen werkwijzen enkaders. Het kenbaar maken van de uniforme kaders draagt bij aan hetvergroten van de financiële kennis.- Het uitvoeren van en ondersteunen bij de uitvoering van internecontrolesBij FEZ wordt ten behoeve van de directies expertise en ondersteuning eneen VWS-brede interne controle ingericht. De directies blijven verantwoor-delijk voor het vastleggen, controleren (4-ogenprincipe) en het accorderenvan hun eigen financiële gegevens, zoals het periodiek nalopen van deopenstaande verplichtingen. De VWS-brede interne controle door FEZ ziettoe op de uitvoering van de decentrale controles en doet hierover eigenreviews. Hiermee heeft FEZ en het Ministerie van VWS een beter overzichtvan rechtmatigheids- en getrouwheidsfouten. De bevindingen worden (tercorrectie of opvolging) teruggekoppeld aan de betreffende directies. Hetvoordeel om centraal toe te zien op het interne controleproces en waarnodig zelf (aanvullende) controles bij FEZ te organiseren is het vergroteinzicht en overzicht in het financieel beheer, het voorkomen dat decontrole taken tussen wal en schip vallen bij de directies en het bundelenvan specifieke kennis en auditexpertise, welke lastig is te verkrijgen vooriedere directie afzonderlijk. Hiermee wordt een oplossing geboden voorde financiële kennis en beperkte bezetting.- Bundelen van financiële expertiseIedere beleidsdirectie is zelf verantwoordelijk voor tijdig en juist financieeleconomisch advies, waaronder instrumentkeuze en uitvoering. Bij FEZworden financieel expertise rollen ondergebracht die aan de voorkantzorgen voor het leveren van expertise en aanvullend advies (aan definancieel adviesrol als front-office of aan de beleidsmedewerker) bij dekeuze en toepassing van een financieel instrument door een directie. Dezemaatregel draagt bij aan het verbeteren van de financiële expertise. Ookwordt een deel van de adviestaken hiermee gecentraliseerd waardoor dewerkdruk van de decentrale financiële functie wordt verminderd en hetprobleem met de beperkte bezetting wordt gemitigeerd. Tegelijkertijdlevert een juiste instrumentkeuze aan de voorkant lagere werkdruk aan deachterkant op. Tevens wordt de centrale regie vergroot vanuit het oogpuntdat er aan de voorkant meer advies en sturing kan plaatsvinden metbetrekking tot financiële keuzes.- Verscherpt toezicht door FEZBij het niet op orde hebben van het financieel beheer heeft de directie FEZreeds de mogelijkheid om een directie onder verscherpt toezicht te stellen.Deze maatregel kan een oplossing bieden voor de beperkte financiëleTweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1403 kennis, beperkte onafhankelijkheid en beperkte bezetting. Tevens wordt decentrale regie hiermee vergroot.Functionele sturing door FEZDe directie FEZ gaat in overleg met de betreffende directie de gewenstebezetting van de financiële functie in een directie bespreken. Dit gebeurtop basis van de omvang van de begroting, de complexiteit van hetwerkveld en het (verwachte) aantal financiële instrumenten. Dit biedt eenoplossing voor de beperkte bezetting en de (centrale) regie.3. Uniforme rollen, taken en verantwoordelijkheden Voor de gehele financiële functie en voor iedere directie worden definanciële rollen en taken op dezelfde wijze gedefinieerd. Een rol betrefteen verzameling concrete en terugkerende taken met een logischesamenhang. De bijbehorende verantwoordelijkheden geven aan watanderen kunnen verwachten van deze rol. Het voordeel van het definiërenvan uniforme rollen voor zowel het directie-, de kolom- als het VWS-bredeniveau is dat er meer zekerheid is dat de juiste financiële taken op dejuiste plek worden uitgevoerd. Dit stelt het Ministerie van VWS beter instaat om gezamenlijk goede financiële sturing en adequaat financieelbeheer mogelijk te maken. Uniforme rollen bieden meer duidelijkheid inde afbakening van werkzaamheden en verantwoordelijkheden enbevorderen het verdiepen van werkzaamheden en kennis en de uitwissel-baarheid van medewerkers tussen directies, zeker als er daadwerkelijk opeen meer uniforme manier wordt gewerkt. Door verantwoordelijkhedenhelder te beleggen op alle niveaus en deze op elkaar te laten aansluitenmoet financiële functie geborgd worden.4. Verplichte parafenroute Deze maatregel betreft de inrichting van de parafenroute in hetmanagement- en documentinformatiesysteem op beleidsvoorstellen metfinanciële of budgettaire consequenties. Om te waarborgen dat in stukken,voorstellen en toezeggingen de financiële gevolgen voldoende zijnonderbouwd en dat er voldoende is getoetst op de rechtmatigheid wordthet IT-systeem omgebouwd zodat wordt afgedwongen dat er altijd eenfinanciële medewerker meekijkt op de stukken. Dit vergroot de (centrale)regie.Tot slotEr wordt nu ingezet op het verder vormgeven van de generieke maatre-gelen en de herinrichting. Alles overziend vertrouw ik er op dat debovengenoemde maatregelen en de herinrichting van de financiëlefunctie bijdragen aan het verder verbeteren van het financieel beheer enhet structureel borgen van het financieel beheer binnen het Ministerie vanVWS.De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport,C. HelderTweede Kamer, vergaderjaar 2023–2024, 36 410 XVI, nr. 1404